Trả lời nhanh
Chọn phần mềm quản lý kinh doanh bằng 20 tiêu chí chia năm nhóm: dữ liệu và khách hàng, bán hàng và tiền, vận hành, người dùng và bảo mật, chi phí và chuyển đổi. Ưu tiên hệ thống gom khách, đơn, tiền vào một dữ liệu chung, rồi thử bảy ngày bằng dữ liệu thật.
Khi nào nên bỏ Excel và sổ tay?
Excel và sổ tay không sai. Chúng chỉ đuối khi việc kinh doanh có nhiều người cùng làm. Bạn nên chuyển khi gặp một trong các dấu hiệu: hai người sửa cùng một tệp và ra hai con số khác nhau, không ai nhớ khách nào đã báo giá, cuối tháng mất nhiều ngày mới đối được công nợ, nhân viên nghỉ là mất luôn danh sách khách.
| Cách làm | Hợp khi | Điểm yếu chính |
|---|---|---|
| Sổ tay | Một người, vài khách mỗi ngày | Khó tìm lại, mất là mất hết |
| Excel | Vài người, dữ liệu ít bảng | Sửa chồng nhau, không nhắc việc, không phân quyền |
| Nhiều phần mềm rời | Mỗi việc cần một công cụ chuyên sâu | Khách và tiền nằm ở nhiều nơi, phải gõ lại |
| Một hệ thống chung | Cả nhóm cùng làm, cần nhìn thấy cả vòng từ khách đến tiền | Phải bỏ công chọn kỹ và nhập dữ liệu ban đầu |
Nên dùng 20 tiêu chí nào để chọn phần mềm?
In bảng này ra, đem đi hỏi từng nhà cung cấp. Cột giữa là câu hỏi nên đặt, cột cuối là câu trả lời đáng tin.
| Nhóm | Tiêu chí | Câu hỏi nên đặt | Dấu hiệu tốt |
|---|---|---|---|
| Dữ liệu và khách hàng | Một hồ sơ khách | Mở một khách có thấy đủ liên hệ, đơn, nợ, lịch sử trao đổi không? | Mọi thứ về khách nằm ở một màn hình |
| Dữ liệu và khách hàng | Nguồn khách | Khách đến từ đâu có được ghi lại không? | Mỗi khách có nguồn, lọc được theo nguồn |
| Dữ liệu và khách hàng | Nhập dữ liệu cũ | Nhập danh sách từ Excel thế nào? | Có xem trước và báo dòng lỗi trước khi áp |
| Dữ liệu và khách hàng | Xuất dữ liệu | Tôi lấy toàn bộ dữ liệu ra tệp được không? | Tự xuất bất cứ lúc nào, không cần xin |
| Bán hàng và tiền | Báo giá | Giá trong báo giá lấy từ đâu? | Lấy từ bảng giá, sửa có lưu phiên bản |
| Bán hàng và tiền | Từ báo giá sang đơn | Khách đồng ý thì làm gì tiếp? | Thành đơn ngay, không gõ lại |
| Bán hàng và tiền | Thu tiền và công nợ | Ai nợ bao nhiêu, quá hạn bao lâu? | Xem theo từng khách, có nhắc hạn |
| Bán hàng và tiền | Thanh toán kiểu Việt Nam | Có VietQR và in phiếu bán tại quầy không? | Mã QR đúng số tiền và nội dung |
| Vận hành | Việc và người phụ trách | Mỗi việc có người và hạn không? | Việc quá hạn tự hiện lên |
| Vận hành | Lịch và giao hàng | Lịch hẹn, giao hàng được theo dõi ra sao? | Không trùng lịch, đơn trễ hiện rõ |
| Vận hành | Kho | Bán xong tồn kho có tự đổi không? | Tồn dưới mức tối thiểu có cảnh báo |
| Vận hành | Báo cáo | Tôi xem doanh số, công nợ ở đâu? | Bấm vào số là thấy từng đơn tạo ra số đó |
| Người dùng và bảo mật | Phân quyền | Thu ngân có xem được giá vốn không? | Quyền theo vai trò và phạm vi |
| Người dùng và bảo mật | Nhật ký thay đổi | Ai sửa gì, lúc nào? | Nhật ký chỉ ghi thêm, không xóa được |
| Người dùng và bảo mật | Tách dữ liệu | Dữ liệu tôi có lẫn với doanh nghiệp khác không? | Mỗi doanh nghiệp một vùng riêng |
| Người dùng và bảo mật | Dùng hằng ngày | Nhân viên mới học mất bao lâu? | Tự làm được việc chính sau một buổi |
| Chi phí và chuyển đổi | Giá rõ ràng | Giá tính theo gì, đã gồm thuế GTGT chưa? | Bảng giá công khai, ghi rõ thuế |
| Chi phí và chuyển đổi | Phí phát sinh | Cài đặt, đào tạo, thêm người dùng tính ra sao? | Liệt kê đủ trước khi ký |
| Chi phí và chuyển đổi | Dùng thử | Thử bằng dữ liệu thật được không? | Thử ngay, không đòi thẻ |
| Chi phí và chuyển đổi | Rút lui | Hết hạn thì dữ liệu của tôi ra sao? | Vẫn xem và xuất được |
Khi nào doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu dùng CRM?
CRM là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng: nơi ghi ai là khách, họ hỏi gì, bạn đã báo giá gì, bao giờ gọi lại. Doanh nghiệp nhỏ cần CRM ngay khi khách đến từ hai kênh trở lên hoặc có người phụ giúp bán, vì lúc đó trí nhớ không còn đủ.
Sáu nhóm chức năng nào là lõi, thiếu là phải mở Excel bù?
Lõi cần có là sáu nhóm: đơn hàng, kho, công nợ, thanh toán, báo cáo và phân quyền. Nếu bạn bán theo báo giá, thêm hồ sơ khách có nguồn và người phụ trách, cùng báo giá lấy từ bảng giá để khách đồng ý là thành đơn. Thiếu một nhóm, bạn vẫn phải mở thêm Excel để bù, tức là phần mềm mới chưa thay được cách cũ. Bài riêng về phần mềm quản lý bán hàng cần những gì đi sâu hơn, kèm ba tình huống để thử.
Một tuần dùng thử nên chia việc ra sao?
- Ngày 1: mở tài khoản, chọn đúng ngành, viết ra 3 việc bạn muốn phần mềm làm nhất.
- Ngày 2: nhập 30 khách thật và 20 mặt hàng hoặc dịch vụ thật từ Excel, xem lỗi báo ra sao.
- Ngày 3: làm việc của một ngày bình thường: tạo báo giá hoặc đơn thử, ghi một khoản thu tiền.
- Ngày 4: mời một nhân viên dùng thử với quyền riêng.
- Ngày 5: tạo một tình huống khó như khách trả thiếu, hủy đơn, đổi lịch, xem số liệu còn khớp không.
- Ngày 6: xem báo cáo, đối chiếu với sổ cũ.
- Ngày 7: thử xuất dữ liệu ra tệp, họp 15 phút với nhân viên rồi chấm điểm đạt hay không.
Bài riêng về dùng thử phần mềm 7 ngày có tiêu chí đạt, không đạt và cách cho nhân viên cùng thử.
Những dấu hiệu nào cho thấy bạn đang chọn sai?
- Nhân viên vẫn giữ một tệp Excel song song để cho yên tâm.
- Cùng một khách phải nhập ở hai nơi.
- Nhà cung cấp né câu hỏi về xuất dữ liệu và phí phát sinh.
- Demo đẹp nhưng không cho thử bằng dữ liệu của bạn.
- Phải thuê người cấu hình mới dùng được việc cơ bản.
Gặp hai dấu hiệu trở lên trong tuần thử, dừng lại và chọn lại. Bỏ một tuần thử rẻ hơn nhiều so với bỏ một năm dữ liệu.
Công cụ tính miễn phí cho bài này
Hỏi đáp nhanh
- Doanh nghiệp nhỏ nên mua phần mềm khi nào?
- Mua khi việc ghi chép bắt đầu gây sai sót: hai người sửa một tệp, mất dấu báo giá, đối công nợ cuối tháng quá lâu. Một người bán vài đơn mỗi ngày vẫn dùng sổ hoặc Excel tốt.
- Có cần nhiều phần mềm cho từng việc không?
- Không cần khi quy mô còn nhỏ. Nhiều phần mềm rời buộc bạn gõ lại khách và đơn ở từng nơi, dễ lệch số. Một hệ thống chung dùng một dữ liệu cho khách, đơn và tiền gọn hơn.
- Chuyển từ Excel sang phần mềm có mất dữ liệu cũ không?
- Không mất nếu phần mềm cho nhập từ Excel và xem trước trước khi áp. Giữ nguyên tệp gốc làm bản lưu, nhập thử một phần nhỏ trước, đối chiếu rồi mới nhập hết.
- Giá phần mềm có đã gồm thuế GTGT chưa?
- Hãy hỏi thẳng và yêu cầu ghi rõ trong bảng giá, để so sánh các nhà cung cấp trên cùng một mốc. Về cách hạch toán khoản này, theo quy định hiện hành, hỏi kế toán của bạn.