Hướng dẫn
Mỗi bài trả lời một câu bạn hay hỏi: làm thế nào, chọn gì, mẫu nào. Viết ngắn, có bảng và ví dụ tính, dùng được ngay.
Chọn phần mềm quản lý
Chọn phần mềm quản lý kinh doanh bằng 20 tiêu chí chia năm nhóm: dữ liệu và khách hàng, bán hàng và tiền, vận hành, người dùng và bảo mật, chi phí và chuyển đổi. Ưu tiên hệ thống gom khách, đơn, tiền vào một dữ liệu chung, rồi thử bảy ngày bằng dữ liệu thật.
Đọc bàiCRM là công cụ gom mọi khách hàng, lịch sử trao đổi và việc cần làm tiếp vào một nơi, để không ai quên liên hệ lại. Doanh nghiệp nhỏ cần CRM ngay khi có hơn một người cùng chăm khách, hoặc khi bạn bắt đầu quên khách nào đang chờ báo giá.
Đọc bàiDọn bảng Excel trước rồi mới nhập: mỗi dòng một khách, mỗi cột một loại thông tin, số điện thoại để dạng văn bản, ngày ghi theo năm-tháng-ngày. Đi sáu bước: sao lưu, dọn, nhập thử 20 dòng, xem trước, áp dụng, kiểm lại. Làm đúng thứ tự thì không mất dữ liệu và không nhân đôi khách.
Đọc bàiDùng thử 7 ngày phải có kế hoạch, không phải bấm lung tung. Ngày 1 đặt mục tiêu, ngày 2 nhập dữ liệu thật, ngày 3 đến 5 chạy việc hằng ngày cùng nhân viên, ngày 6 đối chiếu số, ngày 7 chấm điểm đạt hay không. Không đạt tiêu chí đã đặt thì dừng, đừng kéo dài thêm.
Đọc bàiCửa hàng nhỏ cần sáu nhóm chức năng: đơn hàng, kho, công nợ, thanh toán, báo cáo và phân quyền. Mọi thứ còn lại có thể để sau. Thử bằng ba tình huống thật trong một ngày bán, rồi hỏi kỹ chi phí ẩn như phí theo người dùng, phí thêm kho và phí xuất dữ liệu.
Đọc bàiKhách hàng và bán hàng
Quy trình từ khách hỏi đến chốt đơn gồm bảy bước: nhận câu hỏi, ghi nhận khách, phân loại nóng ấm lạnh, tư vấn và báo giá, theo dõi, chốt, chăm sóc sau bán. Mỗi cơ hội luôn phải có một việc tiếp theo kèm ngày cụ thể, vì phần lớn đơn mất do quên theo dõi.
Đọc bàiChấm mỗi khách từ 0 đến 2 điểm theo bốn tiêu chí: nhu cầu, ngân sách, thời điểm cần và người quyết định. Cộng lại tối đa 8 điểm: 6 đến 8 là nóng, 3 đến 5 là ấm, 0 đến 2 là lạnh. Gọi khách nóng trước, rồi ấm, còn khách lạnh chăm nhẹ.
Đọc bàiMuốn khách cũ quay lại, hãy nhắc đúng chu kỳ dùng sản phẩm hoặc dịch vụ, chia khách thành ba nhóm là mới mua, lâu chưa mua và mua nhiều, rồi hỏi thăm trước, mời mua sau. Đo bằng tỷ lệ khách quay lại: khách mua kỳ này đã từng mua trước đó, chia cho tổng khách mua kỳ này.
Đọc bàiCơ hội bán là một thương vụ cụ thể: khách đã nói rõ nhu cầu, có giá trị dự kiến và hạn quyết định. Theo dõi bằng đường ống nhiều giai đoạn, mỗi cơ hội luôn có việc kế tiếp và hạn. Cơ hội đứng yên quá 7 ngày phải xử lý; mỗi tuần dành 15 phút đọc đường ống.
Đọc bàiXử lý tin nhắn ngoài giờ theo ba lớp: tin trả lời tự động ngắn, giờ hẹn trả lời cụ thể và một người trực cho tin khẩn. Ghi mọi khách vào một danh sách có nhãn, sáng hôm sau xử lý theo thứ tự ưu tiên và chỉ hứa điều bạn làm được.
Đọc bàiBáo giá, hợp đồng
Một báo giá chuyên nghiệp gồm tám phần: thông tin hai bên, phạm vi công việc, bảng giá, thuế GTGT, điều kiện thanh toán, tiến độ, thời hạn hiệu lực và cách xác nhận. Đưa ba gói để khách chọn, và chia thu tiền theo đợt gắn với mốc công việc.
Đọc bàiHợp đồng dịch vụ khác báo giá ở chỗ nó ràng buộc hai bên: phạm vi, sản phẩm bàn giao, mốc nghiệm thu, thanh toán, thay đổi yêu cầu, bảo mật và chấm dứt đều được viết ra. Chia thu tiền theo mốc, và mỗi mốc phải có văn bản nghiệm thu.
Đọc bàiĐưa ba gói giúp khách đổi câu hỏi từ "có mua không" sang "mua gói nào". Dựng gói tiêu chuẩn trước vì đó là gói bạn muốn bán nhất, rồi bớt ra gói cơ bản và thêm vào gói cao cấp. Mỗi gói khác nhau ở thứ khách nhìn thấy, và thuế GTGT tính riêng cho từng gói.
Đọc bàiNhắc báo giá vào bốn mốc: sau 1 ngày để xác nhận khách đã nhận, sau 3 ngày để gỡ vướng mắc, sau 7 ngày để hỏi quyết định, và khi hết hạn để đóng hoặc gia hạn. Mỗi lần nhắc có một mục đích riêng. Báo giá bị đóng thì ghi lý do thua để học.
Đọc bàiĐơn hàng lớn, làm riêng hoặc kéo dài nên thu theo đợt. Có ba kiểu chia: theo mốc làm việc, theo ngày, theo từng lần giao hàng. Mỗi đợt ghi rõ số tiền, mốc và hạn thu từ đầu, nhắc trước hạn, và nếu khách trễ một đợt thì dừng giao đợt kế đến khi nhận tiền.
Đọc bàiTiền và công nợ
Quản lý công nợ là ghi rõ ai nợ bao nhiêu, đến hạn khi nào và nhắc đúng lúc. Đặt hạn mức cho từng khách, chia tuổi nợ thành bốn nhóm, nhắc từ nhẹ đến cứng, thu bằng VietQR có nội dung gắn mã đơn, rồi đối chiếu quỹ mỗi cuối ca.
Đọc bàiThu bằng VietQR tiện vì khách quét là điền sẵn tài khoản, không gõ nhầm. Mỗi đơn tạo mã có sẵn số tiền và nội dung là mã đơn ngắn, không dấu, tối đa 25 ký tự. Cuối ngày đối soát sao kê với danh sách đơn chưa thu theo năm bước, và xử lý riêng từng khoản lệch.
Đọc bàiSổ quỹ là sổ ghi tiền mặt vào và ra của từng ca. Cuối ca, lấy quỹ đầu ca cộng thu tiền mặt trừ chi tiền mặt ra số kỳ vọng, đếm tiền thật trong két, rồi so hai số. Lệch thì ghi nhận đúng số, không sửa lùi, và truy nguyên nhân.
Đọc bàiGiá bán bằng giá vốn chia cho một trừ biên lợi nhuận. Giá vốn gồm giá nhập, cước vận chuyển và hao hụt, không chỉ giá trên hóa đơn nhập. Giá vốn 150.000 đồng, muốn biên 40% thì bán 250.000 đồng. Mỗi nhóm khách có một biên riêng, và mọi khuyến mại phải kiểm lại lãi trước khi chạy.
Đọc bàiGiá chưa thuế cộng thuế ra giá thanh toán. Giá đã gồm thuế phải tách ngược bằng cách chia cho một cộng thuế suất, không phải trừ phần trăm. Ví dụ 10.000.000 đồng chưa thuế, thuế 8% thì khách trả 10.800.000 đồng. Báo giá phải ghi rõ giá đã hay chưa gồm thuế, kèm số thuế ở dòng riêng.
Đọc bàiCộng tác viên, đối tác
Chương trình cộng tác viên chạy tốt khi sản phẩm đủ lãi để chia, hoa hồng nằm trong biên lợi nhuận, mỗi người một mã giới thiệu riêng, quy tắc ghi nhận đơn được viết ra và kỳ chi trả cố định. Hoa hồng chỉ tính trên đơn bán thật; đơn hủy hoặc trả hàng thì đảo lại.
Đọc bàiCộng tác viên bán được hàng khi có đủ ba thứ: bộ tài liệu để trả lời khách mà không phải hỏi lại bạn, kịch bản cho câu khách hay hỏi, và con số riêng để biết mình làm tốt chưa. Chương trình chết sau một tháng thường vì người bán bị bỏ mặc, không phải vì hoa hồng thấp.
Đọc bàiBáo cáo hoa hồng minh bạch là một bản sao kê gửi cùng ngày mỗi tháng: từng đơn một dòng, đơn hủy hoặc trả hàng ghi rõ lý do, cuối bản có số phải trả, đã chi và còn lại. Chốt kỳ, hạn đối soát và ngày chi đặt cố định, tranh chấp xử lý theo quy trình năm bước.
Đọc bàiChọn cộng tác viên khi bạn muốn thêm nguồn khách mà không ứng vốn hay giữ hàng: họ giới thiệu, bạn chốt đơn và trả hoa hồng. Chọn đại lý khi bạn có hàng bán đều và cần phủ khu vực: họ nhập hàng, tự bán, hưởng chiết khấu. Mới bắt đầu thì làm cộng tác viên trước.
Đọc bàiĐặt hoa hồng từ lãi còn lại sau giá vốn và chi phí, không từ giá bán. Nên giữ tổng hoa hồng ở khoảng một phần ba đến một nửa số lãi đó. Đơn 500.000 đồng, giá vốn 300.000 đồng, chi phí 50.000 đồng còn lãi 150.000 đồng, nên hoa hồng khả thi khoảng 10% đến 15% giá bán.
Đọc bàiVận hành theo ngành
Chia việc theo bốn mốc: 30 ngày trước khai trương, 7 ngày trước, ngày khai trương và 30 ngày đầu. Cửa hàng ưu tiên hàng, giá và thu tiền; spa ưu tiên lịch hẹn và chăm khách sau dịch vụ; trung tâm ưu tiên ghi danh và học phí chia đợt. Cả ba cần sổ khách hàng từ ngày đầu.
Đọc bàiLịch hẹn không trùng giờ khi mỗi lịch ghi đủ khách, dịch vụ, nhân viên, phòng và giờ, rồi tính chỗ chiếm bằng thời lượng dịch vụ cộng thời gian dọn dẹp. Thêm quy tắc rõ cho khách đến trễ, hủy sát giờ, không đến, và nhắc lịch trước một ngày và trước hai giờ.
Đọc bàiChia học phí thành hai đến ba đợt, mỗi đợt có số tiền và hạn rõ. Khi phụ huynh chuyển tiền, ghi vào đợt đến hạn sớm nhất còn thiếu. Nhắc trước hạn ba ngày, nghỉ hay bảo lưu thì ghi thêm dòng mới, không sửa số đã thu. Khóa kết thúc thì nhắc gia hạn đúng mốc.
Đọc bàiLệnh sản xuất là tờ việc nội bộ lập từ đơn hàng đã chốt: làm gì, bao nhiêu, vật tư nào, ai phụ trách, xong ngày nào. Có lệnh thì tính được vật tư còn thiếu, ghi lỗi theo công đoạn và tính giá thành. Đơn chốt quá hai ngày chưa có lệnh là đơn đang bị bỏ quên.
Đọc bàiTồn kho đúng dựa trên ba việc: ghi mọi lần nhập, ghi mọi đường xuất, kiểm kê định kỳ. Đặt mức tồn tối thiểu bằng số bán mỗi ngày nhân với tổng ngày chờ hàng và ngày đệm. Hàng chậm bán xử lý sớm, và cước nhập hàng cộng vào giá vốn để biết lãi thật.
Đọc bài