Trả lời nhanh
Dùng thử 7 ngày phải có kế hoạch, không phải bấm lung tung. Ngày 1 đặt mục tiêu, ngày 2 nhập dữ liệu thật, ngày 3 đến 5 chạy việc hằng ngày cùng nhân viên, ngày 6 đối chiếu số, ngày 7 chấm điểm đạt hay không. Không đạt tiêu chí đã đặt thì dừng, đừng kéo dài thêm.
Kế hoạch dùng thử 7 ngày nên chia thế nào?
Nhiều người dùng thử bằng cách mở phần mềm ra xem các nút. Hết bảy ngày vẫn không biết nó có hợp hay không. Hãy gán mỗi ngày một việc cụ thể và một kết quả cần thấy được, như bảng dưới đây. Nếu thời gian dùng thử của phần mềm dài hơn 7 ngày thì 7 ngày này là tuần đầu tiên của bạn.
| Ngày | Việc làm | Kết quả cần thấy |
|---|---|---|
| Ngày 1 | Viết ra 3 việc bạn muốn phần mềm làm nhất. Mở tài khoản, chọn đúng ngành nghề của bạn. | Có tờ giấy ghi 3 việc và tiêu chí đạt cho từng việc |
| Ngày 2 | Nhập 30 khách thật và 20 mặt hàng hoặc dịch vụ thật. | Dữ liệu hiện đúng cột, không mất số 0 đầu số điện thoại |
| Ngày 3 | Làm việc của một ngày bình thường: ghi đơn hoặc lịch hẹn, ghi thu tiền. | Hoàn thành mà không phải mở Excel hay sổ tay |
| Ngày 4 | Mời một nhân viên dùng thử với quyền hạn riêng. | Nhân viên làm được việc của họ và không thấy phần không được thấy |
| Ngày 5 | Tạo một tình huống khó: khách trả thiếu, hủy đơn, đổi lịch. | Phần mềm xử lý được, số liệu vẫn khớp |
| Ngày 6 | Xem báo cáo, đối chiếu với sổ cũ của chính ngày hôm trước. | Doanh thu và tồn kho khớp, hoặc chỉ ra được lý do lệch |
| Ngày 7 | Thử xuất dữ liệu ra tệp. Họp 15 phút với nhân viên, chấm điểm. | Có tệp xuất mở được, có quyết định mua hoặc không mua |
Thế nào là đạt, thế nào là không đạt?
Đặt tiêu chí từ ngày 1, trước khi bạn bị cuốn vào giao diện đẹp hay xấu. Mỗi việc trong ba việc cần nhất chấm riêng. Ba việc đều đạt thì mua, hai việc đạt thì hỏi thêm nhà cung cấp, một việc trở xuống thì dừng.
| Việc | Đạt khi | Không đạt khi |
|---|---|---|
| Ghi một đơn hoặc lịch hẹn | Dưới 2 phút, không cần hỏi ai | Hơn 5 phút hoặc phải hỏi hỗ trợ |
| Tìm lại một khách cũ và lịch sử của họ | Dưới 30 giây | Phải lọc nhiều bước hoặc không tìm ra |
| Biết cuối ngày thu được bao nhiêu | Một báo cáo, số khớp với tiền thực thu | Phải cộng tay nhiều nơi |
Ví dụ đo thời gian: ghi một đơn bằng sổ tay mất 3 phút, bằng phần mềm mất 2 phút, mỗi ngày 20 đơn. Mỗi đơn tiết kiệm 1 phút, mỗi ngày 20 phút. Một tháng 26 ngày bán là 520 phút, khoảng 8,7 giờ. Con số này nhỏ hay lớn là do bạn quyết, nhưng ít nhất bạn có con số để so thay vì cảm giác.
Cho nhân viên cùng dùng thử thế nào cho hiệu quả?
- Chọn đúng một đến hai người có việc nhiều nhất với phần mềm, thường là người ghi đơn hoặc người chăm khách. Đừng mời cả công ty.
- Nói rõ đây là dùng thử, chưa thay sổ cũ. Nhân viên được phép làm sai và không bị trách.
- Đặt quyền riêng cho họ ngay từ đầu, để thử luôn phần phân quyền.
- Cho mỗi người một việc cụ thể mỗi ngày, ví dụ ghi 10 đơn hoặc nhập 10 lịch hẹn, thay vì dặn "dùng thử đi".
- Cuối ngày 5 và ngày 7 hỏi ba câu: việc nào nhanh hơn, việc nào chậm hơn, việc nào bị kẹt.
Khi nào nên dừng dùng thử?
Dùng thử có thời hạn để bạn quyết định, không phải để kéo dài mãi. Dừng sớm khi gặp một trong các dấu hiệu sau, đừng đợi hết bảy ngày.
- Đến ngày 3 mà bạn vẫn chưa ghi nổi một đơn hoặc một lịch hẹn mà không nhờ hỗ trợ.
- Dữ liệu nhập vào bị lỗi lặp lại và nhà cung cấp không giải thích được.
- Việc quan trọng nhất trong ba việc của bạn không làm được, và câu trả lời là "sẽ có sau".
- Nhân viên thử xong và không ai muốn dùng tiếp.
- Không có cách xuất dữ liệu của bạn ra tệp.
Dừng sớm một phần mềm không hợp là bạn đã tiết kiệm, không phải thất bại. Ghi lý do vào tờ giấy ngày 1 để lần chọn sau bạn có sẵn tiêu chí đã rút kinh nghiệm.
Hỏi đáp nhanh
- Dùng thử bảy ngày có đủ không?
- Đủ để biết phần mềm có làm được ba việc quan trọng nhất của bạn hay không, vì bạn đã chạy qua ít nhất một chu kỳ ghi đơn, thu tiền, xem báo cáo. Chưa đủ để biết mọi tính năng, và bạn cũng chưa cần biết hết.
- Nên dùng thử dữ liệu mẫu hay dữ liệu thật?
- Dữ liệu mẫu để làm quen giao diện trong buổi đầu. Từ ngày 2 hãy chuyển sang dữ liệu thật, dù chỉ 30 khách, vì lỗi thật thường chỉ lộ ra với tên có dấu, số điện thoại dài hoặc tình huống khó của chính bạn.
- Dùng thử xong không mua thì dữ liệu ra sao?
- Hãy hỏi nhà cung cấp trước khi bắt đầu thử. Bạn cần biết hết hạn thì dữ liệu còn không, còn xem và xuất được không. Dữ liệu dùng thử chỉ là bản thử, nên đừng nhập thứ quá nhạy cảm.
- Có nên thử hai ba phần mềm cùng lúc không?
- Có thể thử song song hai phần mềm nếu dùng cùng bộ ba tình huống và cùng bảng chấm điểm. Nhiều hơn hai thì bạn dễ mệt và so sánh theo cảm giác. Chọn hai ứng viên tốt nhất rồi mới thử.