Trả lời nhanh
Cửa hàng nhỏ cần sáu nhóm chức năng: đơn hàng, kho, công nợ, thanh toán, báo cáo và phân quyền. Mọi thứ còn lại có thể để sau. Thử bằng ba tình huống thật trong một ngày bán, rồi hỏi kỹ chi phí ẩn như phí theo người dùng, phí thêm kho và phí xuất dữ liệu.
Cửa hàng nhỏ cần những nhóm chức năng nào?
Đừng bắt đầu từ danh sách tính năng dài của nhà cung cấp. Hãy bắt đầu từ sáu việc bạn làm mỗi ngày. Phần mềm nào làm tốt cả sáu việc này là đủ cho giai đoạn đầu.
| Nhóm | Vì sao cần | Câu hỏi để thử |
|---|---|---|
| Đơn hàng | Mọi đơn từ quầy, Zalo, Facebook, sàn về một sổ, khỏi ghi nhiều nơi | Tôi ghi một đơn mới mất mấy bước và mất bao lâu? |
| Kho | Bán được bao nhiêu, còn bao nhiêu, sắp hết món nào | Bán một món thì tồn kho có tự giảm không? |
| Công nợ | Khách mua chịu, trả một phần, hẹn trả sau | Khách A nợ bao nhiêu, quá hạn mấy ngày, tôi xem ở đâu? |
| Thanh toán | Biết đơn nào đã thu, thu bằng gì, còn thiếu bao nhiêu | Khách trả một nửa tiền mặt, một nửa chuyển khoản thì ghi thế nào? |
| Báo cáo | Biết doanh thu, lãi và hàng bán chạy mà khỏi cộng tay | Bấm vào một con số có thấy được các đơn tạo ra nó không? |
| Phân quyền | Thu ngân không xem giá nhập, nhân viên kho không sửa công nợ | Tôi cho nhân viên mới xem gì và cấm gì, đặt mất bao lâu? |
Chức năng nào chưa cần ở giai đoạn đầu?
Nhiều chức năng nghe hấp dẫn nhưng chỉ làm bạn mất thời gian cấu hình. Dưới đây là những thứ có thể để sau ba đến sáu tháng, khi đơn hàng đã ổn định.
- Chương trình khách hàng thân thiết nhiều hạng, khi bạn chưa có nhóm khách mua lại đều.
- Kết nối tự động với nhiều sàn thương mại điện tử, khi mỗi ngày chỉ có vài đơn từ sàn.
- Báo cáo tùy biến phức tạp, khi báo cáo chuẩn còn chưa ai xem.
- Quản lý nhiều chi nhánh, khi bạn mới có một cửa hàng.
- Tự động hóa dài nhiều bước, khi quy trình bán tay còn chưa ổn.
Đánh giá phần mềm bằng ba tình huống thật thế nào?
Xem bản trình diễn thì chức năng nào cũng mượt. Hãy tự làm ba tình huống dưới đây bằng dữ liệu thật của bạn, ngay trong một ngày bán. Tình huống nào làm không được, ghi lại và hỏi thẳng nhà cung cấp.
- Khách sỉ lấy hàng, trả trước một nửa, nợ phần còn lại. Ghi đơn, ghi khoản đã thu, rồi tìm công nợ của khách đó. Phải xong trong vài phút và không phải mở thêm bảng nào.
- Một món bán chạy sắp hết. Bán vài đơn liên tiếp, kiểm tra tồn kho có giảm đúng không và có cảnh báo khi xuống dưới mức tối thiểu không.
- Cuối ngày đối chiếu tiền. Mở báo cáo trong ngày, đếm tiền mặt trong két, so với số phần mềm báo. Hai số phải khớp hoặc chỉ ra được vì sao lệch.
Ví dụ cho tình huống 3: đầu ca có 2.000.000 đồng tiền mặt trong két, trong ca thu tiền mặt 5.350.000 đồng, chi mua đồ lặt vặt 150.000 đồng. Tiền mặt cuối ca phải là 2.000.000 + 5.350.000 - 150.000 = 7.200.000 đồng. Tiền chuyển khoản 3.200.000 đồng nằm ở tài khoản ngân hàng, không tính vào két. Phần mềm báo khác 7.200.000 thì có lỗi ở đâu đó, và bạn cần biết tìm ở đâu.
Những chi phí ẩn nào cần hỏi trước khi mua?
Giá niêm yết chỉ là một phần. Phần còn lại nằm ở những khoản bạn chỉ thấy sau vài tháng. Hãy hỏi rõ từng khoản dưới đây và yêu cầu trả lời bằng văn bản.
- Tính theo người dùng hay theo cửa hàng? Thêm một nhân viên thì phí tăng bao nhiêu?
- Thêm kho, thêm chi nhánh có tính phí riêng không?
- Giá đã gồm thuế GTGT chưa? Trả theo năm có rẻ hơn trả theo tháng không?
- Phí nhập dữ liệu ban đầu và phí đào tạo nhân viên là bao nhiêu, hay đã nằm trong gói?
- Có phí xuất toàn bộ dữ liệu ra tệp khi bạn muốn rời đi không?
- Hết hạn hoặc ngừng trả phí thì dữ liệu của bạn ra sao, còn xem và xuất được không?
- Hỗ trợ qua kênh nào, giờ nào, có tính phí ngoài giờ không?
Công cụ tính miễn phí cho bài này
Hỏi đáp nhanh
- Cửa hàng chỉ có một mình tôi thì có cần phân quyền không?
- Chưa cần ngay, nhưng nên chọn phần mềm có phân quyền ngay từ đầu. Khi bạn thuê nhân viên đầu tiên, việc cần làm đầu tiên là cho họ xem đúng phần của họ mà không đụng được giá nhập và công nợ.
- Có cần phần mềm riêng cho kho và riêng cho bán hàng không?
- Không. Bán hàng và kho phải dùng chung một dữ liệu, nếu không bạn sẽ phải nhập tồn kho hai lần và hai con số sẽ lệch nhau. Cửa hàng nhỏ nên chọn một nơi quản lý cả hai.
- Nên thử phần mềm bao lâu trước khi quyết định?
- Một tuần là đủ để chạy ba tình huống thật cùng một ngày bán đầy đủ. Nếu nhà cung cấp không cho thử bằng dữ liệu của bạn, đó là một dấu hiệu bạn nên cân nhắc lại.
- Tính giá bán và lãi gộp ở đâu cho nhanh?
- Bạn có thể tính ngay trên trình duyệt: nhập giá vốn và biên lợi nhuận mong muốn rồi xem giá bán, lãi gộp và giá đã gồm thuế GTGT. Sau đó dùng con số đó làm bảng giá trong phần mềm bạn chọn.