Quản lý tồn kho cho cửa hàng bán lẻ

Vì sao tồn kho sai làm cửa hàng mất tiền?

Tồn kho trong sổ lệch với trên kệ không chỉ là chuyện sổ sách. Nó làm mất tiền theo ba đường:

• Sổ báo còn hàng nhưng kệ đã trống: bạn hứa giao rồi hụt, mất đơn và mất khách.
• Sổ báo hết nhưng kho còn đầy: bạn nhập thêm, vốn nằm chết trong hàng thừa.
• Không biết hàng nào bán nhanh, hàng nào bán chậm: bạn đặt hàng theo cảm tính.

Ba việc nền của quản lý tồn kho là gì?

Mức tồn tối thiểu đặt bao nhiêu thì hợp lý?

Mức tồn tối thiểu là con số báo bạn đặt hàng ngay. Công thức: số bán mỗi ngày nhân với tổng số ngày chờ hàng về và số ngày đệm an toàn. Ví dụ một mặt hàng bán 6 cái mỗi ngày, nhà cung cấp giao sau 4 ngày, bạn muốn đệm thêm 2 ngày:

1. Số bán trong lúc chờ hàng: 6 x 4 = 24 cái.
2. Phần đệm an toàn: 6 x 2 = 12 cái.
3. Mức tồn tối thiểu: 24 + 12 = 36 cái (cũng là 6 x (4 + 2)).
4. Tồn còn 36 cái hoặc thấp hơn: đặt hàng ngay.

Kiểm kê định kỳ và xử lý chênh lệch thế nào?

Không cần đóng cửa kiểm cả kho mỗi tuần. Chia nhịp: hàng bán nhanh hoặc giá trị cao đếm hằng tuần, hàng còn lại đếm hằng tháng, cả kho mỗi quý. Ví dụ kết quả một lần đếm:

1. Đếm lại món lệch lần thứ hai trước khi kết luận.
2. Tìm nguyên nhân: nhầm mã, hàng về chưa ghi, đổi trả chưa ghi, hỏng, thất thoát.
3. Ghi điều chỉnh kèm lý do và ngày, không sửa đè số cũ.
4. Lệch lặp lại ở cùng một mặt hàng thì xem lại cách nhập, xuất của mặt hàng đó.

Hàng chậm bán xử lý như thế nào?

Hàng chậm bán là hàng có lượng tồn đủ bán quá lâu theo tốc độ bán hiện tại, mốc do bạn tự đặt, ví dụ trên 6 tháng. Ví dụ tồn 40 cái giá vốn 150.000 đồng, mỗi tuần bán 1 cái: 40 tuần mới hết, trong lúc đó 40 x 150.000 = 6.000.000 đồng vốn nằm yên. Xử lý theo thứ tự:

1. Gom thành bộ sản phẩm hoặc tặng kèm khi khách mua hàng bán chạy.
2. Giảm giá theo kế hoạch, có ngày bắt đầu và ngày kết thúc, không giảm lẻ tẻ.
3. Trả lại nhà cung cấp nếu thỏa thuận cho phép.
4. Dừng nhập mặt hàng đó cho đến khi tồn xuống thấp.

Cước nhập hàng có tính vào giá vốn không?

Có. Cước vận chuyển và bốc xếp là chi phí để hàng về đến kho, nên cộng vào giá vốn. Ví dụ nhập 100 cái, giá 200.000 đồng mỗi cái, cước vận chuyển 600.000 đồng và bốc xếp 400.000 đồng.

Bán 300.000 đồng mỗi cái, lãi gộp thật là 90.000 đồng, tức 30%. Nếu quên cước, bạn thấy 100.000 đồng, tức 33,3%, và định giá hơi lạc quan. Lô có nhiều mặt hàng thì chia cước theo giá trị tiền hàng của từng mặt hàng. Cách hạch toán chính thức, hỏi kế toán của bạn.

Hỏi đáp nhanh

Bao lâu nên kiểm kê một lần?

Hàng bán nhanh hoặc giá trị cao đếm hằng tuần, hàng còn lại hằng tháng, cả kho mỗi quý. Kiểm kê thường xuyên từng nhóm nhỏ nhẹ hơn nhiều so với đóng cửa đếm cả kho một lần.

Mức tồn tối thiểu có cố định mãi không?

Không. Tính lại mỗi tháng theo số bán trung bình mới và thời gian giao hàng thực tế của nhà cung cấp. Trước mùa cao điểm thì nâng lên, hết mùa thì hạ xuống để không ôm hàng.

Nên đặt mức đệm an toàn bao nhiêu ngày?

Nhà cung cấp giao đúng hẹn thì đệm một đến hai ngày bán. Nhà cung cấp hay trễ hoặc hàng bán đột biến thì đệm nhiều hơn. Nhìn lại những lần hụt hàng gần đây để chọn con số.

Chênh lệch khi kiểm kê có nên sửa thẳng vào số tồn không?

Không sửa đè. Hãy ghi một điều chỉnh mới kèm ngày và lý do. Nhờ vậy sau này bạn thấy được mặt hàng nào hay lệch, lệch vì đâu, thay vì chỉ còn con số cuối.