Cách làm báo giá chuyên nghiệp cho dịch vụ và đơn hàng

Một báo giá cần có những phần nào?

Khách đọc báo giá để trả lời một câu: mua cái gì, giá bao nhiêu, trả khi nào. Thiếu phần nào, khách sẽ hỏi lại hoặc im lặng. Tám phần dưới đây đủ cho phần lớn dịch vụ và đơn hàng.

Nên đưa một hay nhiều mức giá cho khách chọn?

Với dịch vụ có nhiều mức làm, hãy đưa ba gói: cơ bản, tiêu chuẩn, cao cấp. Khách đổi câu hỏi từ "có mua không" sang "mua gói nào". Ba gói phải khác nhau ở thứ khách nhìn thấy được như phạm vi, số lần chỉnh sửa, tốc độ, hỗ trợ sau bán, chứ không chỉ khác con số. Bài riêng về báo giá nhiều phiên bản có bảng so sánh và ví dụ thuế cho từng gói.

Chia đợt thanh toán trong báo giá thế nào cho gọn?

Với dịch vụ kéo dài vài tuần trở lên, đừng thu một lần ở cuối. Chia thành các đợt gắn với mốc công việc: xác nhận, giao bản đầu, nghiệm thu. Ví dụ tính tay: báo giá 60.000.000 đồng chưa thuế, thuế GTGT 8% là 4.800.000 đồng, tổng cộng 64.800.000 đồng. Chia 30%, 40%, 30% thì ba đợt là 19.440.000, 25.920.000 và 19.440.000 đồng. Bài riêng về thu tiền theo đợt cho đơn hàng lớn đi sâu hơn, kể cả khi khách trễ một đợt.

Báo giá nên có hiệu lực bao lâu?

Thời hạn hiệu lực thường từ 7 đến 30 ngày. Đơn hàng có giá nguyên liệu biến động thì ngắn hơn, dịch vụ ổn định thì dài hơn. Ghi rõ ngày hết hạn, hoặc ghi số ngày kèm ngày lập báo giá, vì "trong vòng 15 ngày" mà không nói từ ngày nào thì khách không biết tính từ lúc nào.

Gửi xong, hãy hẹn luôn ngày hỏi lại với khách. Lịch nhắc chuẩn là sau 1 ngày, 3 ngày, 7 ngày và khi hết hạn; khách không phản hồi thì ghi lý do chưa chốt và hẹn hỏi lại sau 30 ngày thay vì bỏ quên. Bài riêng về theo dõi báo giá đã gửi có mẫu tin nhắn cho từng mốc.

Mẫu khung báo giá có gì để copy?

Copy khung này vào Excel hoặc Word, thay phần trong ngoặc bằng thông tin của bạn.

1. Tiêu đề: BÁO GIÁ số [mã], ngày [ngày lập], có hiệu lực đến [ngày hết hạn].
2. Bên báo giá: [tên, địa chỉ, người liên hệ, số điện thoại].
3. Gửi đến: [tên khách, người nhận, số điện thoại].
4. Phạm vi công việc: [việc làm, sản phẩm giao, số lần chỉnh sửa, phần không bao gồm].
5. Bảng giá: [hạng mục | mô tả | số lượng | đơn giá | thành tiền].
6. Cộng trước thuế: [số tiền]. Thuế GTGT: [thuế suất và số tiền]. Tổng cộng: [số tiền].
7. Các gói lựa chọn: [cơ bản | tiêu chuẩn | cao cấp] nếu có.
8. Điều kiện thanh toán: [đợt, tỷ lệ, số tiền, mốc thu, tài khoản nhận].
9. Tiến độ: [ngày bắt đầu, các mốc, ngày giao, việc khách cần làm trước].
10. Xác nhận: khách ký hoặc nhắn "đồng ý báo giá số [mã]" kèm tên và ngày.

Hỏi đáp nhanh

Báo giá và hợp đồng khác nhau thế nào?

Báo giá là lời chào giá, chưa ràng buộc nặng. Hợp đồng ghi quyền và nghĩa vụ hai bên. Với việc nhỏ, báo giá có xác nhận của khách có thể đủ. Với việc lớn hoặc kéo dài, nên lập hợp đồng và nhờ người am hiểu soát lại.

Có nên ghi giá đã gồm thuế hay chưa gồm thuế?

Cách nào cũng được, miễn ghi rõ một cách và dùng nhất quán trong cả báo giá. Khách doanh nghiệp thường quen xem giá chưa thuế rồi cộng thuế riêng. Thuế suất áp dụng cho hàng hóa dịch vụ của bạn thì hỏi kế toán.

Nên chia mấy đợt thanh toán?

Dự án vài tuần thường chia hai đến ba đợt: tạm ứng khi xác nhận, đợt giữa khi giao bản đầu, đợt cuối khi nghiệm thu. Đơn hàng nhỏ giao nhanh có thể thu một lần hoặc cọc một phần rồi thu nốt khi giao.

Khách xin giảm giá thì xử lý thế nào?

Đừng giảm giá một cách vô điều kiện. Hãy giảm phạm vi hoặc đổi sang gói thấp hơn, hoặc chỉ giảm khi khách đặt cọc sớm. Giữ giá và đổi phạm vi giúp bạn không bán lỗ mà khách vẫn thấy mình được nhượng bộ.