Hợp đồng dịch vụ và thu tiền theo mốc nghiệm thu

Hợp đồng dịch vụ khác báo giá ở đâu?

Báo giá trả lời câu hỏi "bao nhiêu tiền". Hợp đồng trả lời câu hỏi "nếu có chuyện thì ai làm gì". Dịch vụ là thứ khách không cầm nắm được lúc mua, nên mọi thứ khách kỳ vọng phải được viết ra trước khi bắt đầu làm.

Hợp đồng dịch vụ nên có những điều khoản nào?

Bảy điều khoản dưới đây là bộ khung. Mỗi điều khoản đều trả lời một câu hỏi mà hai bên hay cãi nhau về sau.

• Phạm vi công việc: làm những gì và không làm những gì. Phần "không bao gồm" quan trọng ngang phần bao gồm.
• Sản phẩm bàn giao: giao cái gì, dưới dạng nào, bằng cách nào, kèm tiêu chí để khách biết thế nào là đạt.
• Mốc thực hiện: các cột mốc có ngày dự kiến và việc khách phải làm để bạn kịp tiến độ, như cung cấp tài liệu, phản hồi đúng hạn.
• Thanh toán: tổng giá, đã hay chưa gồm thuế GTGT, chia mấy đợt, mỗi đợt gắn với mốc nào, chuyển vào tài khoản nào, trong bao nhiêu ngày.
• Thay đổi yêu cầu: yêu cầu ngoài phạm vi được báo giá và duyệt bằng văn bản trước khi làm.
• Bảo mật: thông tin hai bên trao đổi không được đưa ra ngoài, kể cả sau khi dự án kết thúc.
• Chấm dứt: trong trường hợp nào mỗi bên được dừng, báo trước bao lâu, phần công việc đã làm được tính tiền ra sao.

Chia mốc thu tiền theo nghiệm thu tính ra sao?

Ví dụ tính tay: dự án giá 90.000.000 đồng chưa thuế. Thuế GTGT 8% là 90.000.000 x 8% = 7.200.000 đồng. Tổng cộng 97.200.000 đồng. Chia ba mốc tạm ứng 30%, giữa kỳ 40%, nghiệm thu 30% trên tổng (lưu ý: tạm ứng và đặt cọc khác nhau về nghĩa, nhờ luật sư chọn chữ cho hợp đồng):

Khách đổi yêu cầu giữa chừng thì xử lý thế nào?

Khách đổi ý giữa dự án là chuyện bình thường, không phải chuyện xấu. Chỉ có một cách xử lý lành mạnh: mọi thay đổi ngoài phạm vi đều đi qua một phiếu thay đổi. Không có phiếu, đừng làm.

1. Ghi lại yêu cầu mới của khách bằng lời của chính khách: muốn thêm, bớt hoặc sửa điều gì.
2. Đánh giá tác động: thêm bao nhiêu công, bao nhiêu ngày, ảnh hưởng đến mốc nào.
3. Lập phiếu thay đổi gồm mô tả, chi phí phát sinh, thời gian phát sinh, mốc mới nếu có.
4. Khách ký hoặc nhắn đồng ý bằng đúng tên phiếu, kèm ngày. Chưa có đồng ý thì chưa làm.
5. Gắn phiếu vào hợp đồng và cộng chi phí phát sinh vào mốc thu gần nhất hoặc lập một mốc thu riêng.

Nhắc trước hạn hợp đồng và ghi nhận nghiệm thu thế nào?

Hợp đồng hết hạn trong im lặng là lúc bạn mất khách lặng lẽ nhất, hoặc phải làm tiếp mà không có giấy tờ. Hãy nhắc trước 30 ngày để thảo luận gia hạn, nhắc lần hai trước 7 ngày để chốt. Người phụ trách hợp đồng nên có tên cụ thể, không để chung chung.

Nghiệm thu là khoảnh khắc biến việc đã làm thành tiền được quyền thu. Ghi nhận bằng văn bản ngắn, không cần dài, nhưng phải đủ năm điều:

1. Tên hợp đồng, tên mốc và ngày nghiệm thu.
2. Danh sách sản phẩm đã bàn giao, đối chiếu với phần sản phẩm bàn giao trong hợp đồng.
3. Kết luận: đạt, đạt kèm điều kiện, hoặc chưa đạt kèm danh sách việc cần sửa và hạn sửa.
4. Số tiền của mốc này và hạn thanh toán.
5. Chữ ký hoặc tin nhắn xác nhận của người có thẩm quyền bên khách, kèm họ tên.

Hỏi đáp nhanh

Khách không chịu ký nghiệm thu dù sản phẩm đã đủ thì làm sao?

Gửi lại danh sách sản phẩm đối chiếu với hợp đồng và hỏi khách còn thiếu điều gì cụ thể. Ghi hạn phản hồi, ví dụ 5 ngày. Hợp đồng nên quy định sẵn việc im lặng quá hạn được hiểu thế nào, và nhờ luật sư soát câu chữ.

Tạm ứng bao nhiêu phần trăm là hợp lý?

Phổ biến là 30% đến 50% cho dự án vài tuần. Khoản tạm ứng phải đủ để bạn bắt đầu làm mà không phải ứng vốn, và đủ lớn để khách nghiêm túc. Dự án ngắn, giá trị nhỏ thì có thể thu một lần hoặc chia hai đợt.

Phiếu thay đổi có bắt buộc khi chỉ sửa nhỏ không?

Sửa nhỏ nằm trong số vòng chỉnh sửa đã thỏa thuận thì không cần phiếu. Phiếu dùng khi yêu cầu vượt phạm vi, thêm hạng mục hoặc kéo dài tiến độ. Nếu chưa chắc, hỏi lại khách bằng tin nhắn và lưu lại câu trả lời.

Hợp đồng nên giao cho ai theo dõi?

Một người phụ trách có tên, thường là quản lý dự án hoặc chủ doanh nghiệp. Người này giữ bản ký, lịch mốc thu, ngày hết hạn và các phiếu thay đổi, để khi khách hỏi thì tìm được ngay trong vài phút.