Quản lý công nợ khách hàng thế nào cho khỏi thất thoát

Công nợ là gì và vì sao doanh nghiệp nhỏ hay vỡ ở đây?

Công nợ khách hàng là số tiền khách đã nhận hàng hoặc dịch vụ nhưng chưa trả. Bán chịu giúp bạn chốt đơn nhanh hơn, nhưng mỗi đồng chưa thu là một đồng bạn đang ứng ra thay khách.

Doanh nghiệp nhỏ vỡ ở công nợ vì ba lý do quen thuộc: ghi nợ trong sổ tay hoặc trí nhớ, ngại nhắc vì sợ mất khách, và không ai biết tổng nợ quá hạn là bao nhiêu cho đến khi hết tiền nhập hàng. Có lãi trên giấy mà không có tiền trong két là chuyện thường gặp.

Hạn mức công nợ và tuổi nợ dùng thế nào?

Hạn mức là số nợ tối đa bạn cho một khách có tại cùng lúc. Khách mới nên có hạn mức thấp, khách trả đúng hẹn lâu năm thì nâng dần. Vượt hạn mức thì dừng giao thêm hoặc cần người có quyền duyệt. Tuổi nợ là số ngày kể từ hạn thanh toán mà khoản tiền vẫn chưa về.

Nhắc nợ thế nào cho đúng lúc mà vẫn giữ được khách?

Nhắc nợ là việc bình thường của kinh doanh, không phải việc xấu hổ. Cứ đến hạn là nhắc, nhắc bằng tin nhắn có số tiền, mã đơn và cách trả. Ba mẫu dưới đây đi từ nhẹ đến cứng, bạn thay phần trong ngoặc.

1. Nhắc nhẹ (đúng hạn đến trễ 30 ngày): Chào [tên], đơn [mã đơn] số tiền [số tiền] đã đến hạn hôm [ngày]. Nếu bạn đã chuyển rồi thì bỏ qua tin này giúp mình. Mã chuyển khoản mình gửi kèm bên dưới nhé.
2. Nhắc rõ (trễ 31 đến 60 ngày): Chào [tên], đơn [mã đơn] số tiền [số tiền] đã quá hạn [số ngày] ngày. Bạn cho mình biết ngày thanh toán cụ thể để mình ghi nhận giúp nhé. Nếu cần chia đợt, mình sẵn sàng trao đổi.
3. Nhắc cứng (trễ trên 60 ngày): Chào [tên], khoản [số tiền] của đơn [mã đơn] đã quá hạn [số ngày] ngày. Mình cần bạn thanh toán trước ngày [ngày]. Từ nay đến khi khoản này được xử lý, mình tạm dừng giao thêm đơn mới. Mong bạn phản hồi trong hôm nay.

Thu bằng mã QR thì làm gì để đối soát khỏi sót?

VietQR giúp khách quét là có đúng tài khoản và đúng số tiền. Phần giúp bạn đối soát nhanh là nội dung chuyển khoản: mỗi đơn một mã ngắn, viết không dấu, mã QR đặt sẵn số tiền của đúng đơn hoặc đúng đợt. Cuối ngày, khớp từng khoản tiền vào với đơn chưa thu theo mã và số tiền; khoản không có mã hoặc sai số thì hỏi lại khách, đừng đoán. Bài riêng về thu tiền bằng VietQR và đối soát chuyển khoản đi sâu hơn.

Cuối ca nên chốt quỹ tiền mặt ra sao?

Nếu bạn bán tại quầy theo ca, cuối ca hãy đếm tiền mặt thật trong két, so với số quỹ lý thuyết (đầu ca cộng thu tiền mặt trừ chi tiền mặt), ghi chênh lệch cùng lý do và có người thứ hai ký xác nhận trước khi bàn giao. Bài riêng về sổ quỹ cuối ca đi sâu hơn, có ví dụ số liệu.

Giá bán đặt thế nào để công nợ không ăn mất phần lãi?

Bán chịu chỉ đáng khi giá còn lãi sau khi tính cả chi phí nhập. Lãi gộp là giá bán trừ giá vốn, còn biên lợi nhuận là lãi gộp chia cho giá bán, hai cách này cho hai giá khác nhau. Ví dụ giá vốn 80.000 đồng, muốn biên 30% trên giá bán thì chia cho 0,7, ra khoảng 114.286 đồng, làm tròn lên 115.000 đồng, lãi gộp 35.000 đồng. Cộng thêm 30% trên giá vốn chỉ ra 104.000 đồng, biên khoảng 23,1%. Bài riêng về tính giá bán và lãi gộp đi sâu hơn.

Hỏi đáp nhanh

Hạn mức công nợ nên đặt bao nhiêu cho khách mới?

Đặt thấp, đủ cho một đến hai đơn thông thường của khách đó. Sau vài lần khách trả đúng hạn mới nâng dần. Cách này giữ rủi ro trong tầm kiểm soát mà vẫn cho khách cảm giác được tin tưởng.

Có nên tính phí chậm trả cho khách không?

Có thể nêu rõ trong điều kiện thanh toán ngay từ lúc báo giá hoặc ký đơn. Quy định cụ thể về lãi chậm trả hãy hỏi kế toán của bạn. Với phần lớn doanh nghiệp nhỏ, nhắc đúng hạn hiệu quả hơn nhiều so với phạt.

Bao lâu nên rà soát công nợ một lần?

Mỗi tuần một lần, nhìn tổng nợ theo bốn nhóm tuổi nợ và chọn ra ba đến năm khoản lớn nhất cần xử lý. Khoản nào chuyển sang nhóm tuổi nợ cao hơn thì ưu tiên gọi điện trước.

Khách bảo đã chuyển khoản nhưng tôi chưa thấy thì làm sao?

Xin khách ảnh biên lai hoặc mã giao dịch rồi đối chiếu sao kê, vì chuyển liên ngân hàng có thể về chậm. Đừng giao thêm hàng khi chưa thấy tiền. Có mã đơn trong nội dung chuyển khoản sẽ giúp bạn tìm nhanh.