Trả lời nhanh
Thu bằng VietQR tiện vì khách quét là điền sẵn tài khoản, không gõ nhầm. Mỗi đơn tạo mã có sẵn số tiền và nội dung là mã đơn ngắn, không dấu, tối đa 25 ký tự. Cuối ngày đối soát sao kê với danh sách đơn chưa thu theo năm bước, và xử lý riêng từng khoản lệch.
Vì sao thu bằng VietQR tiện hơn đọc số tài khoản cho khách?
Đọc số tài khoản qua tin nhắn là cách thu tiền dễ sai nhất. Khách gõ nhầm một chữ số, tiền đi nhầm người. Khách quên ghi nội dung, bạn nhìn sao kê không biết khoản nào của ai. Mã VietQR giải quyết cả hai: khách quét bằng ứng dụng ngân hàng, tài khoản nhận và ngân hàng được điền sẵn, có thể điền luôn số tiền và nội dung.
Với người bán, lợi ích lớn nhất không nằm ở tốc độ mà ở chỗ tiền về có dấu vết. Mã được tạo riêng cho từng đơn thì mỗi khoản tiền vào đã mang sẵn tên đơn của nó. Bạn có thể tạo mã miễn phí bằng công cụ tạo mã VietQR của Sulato Business ngay trên trình duyệt, không cần đăng nhập.
Nên tạo mã có số tiền hay mã không có số tiền?
| Loại mã | Khách phải làm gì | Hợp với | Rủi ro |
|---|---|---|---|
| Có số tiền và nội dung | Chỉ quét và xác nhận | Đơn hàng, đợt thu của dự án, báo giá đã chốt | Khách muốn trả khác số tiền thì phải sửa tay, nên cần nhắn rõ trước |
| Không có số tiền | Tự nhập số tiền và nội dung | Thu nhiều lần cùng một mã, quầy bán lẻ, tiền tip, đặt cọc linh hoạt | Khách gõ sai số tiền hoặc bỏ trống nội dung, bạn khó đối soát |
Nội dung chuyển khoản nên đặt thế nào để đối soát nhanh?
Nội dung chuyển khoản là chiếc chìa khóa để khớp tiền với đơn. Đặt theo năm quy tắc sau và bạn sẽ đối soát bằng mắt cũng nhanh.
- Bắt đầu bằng mã đơn ngắn, ví dụ DH0123 hoặc HD05 D2 (hợp đồng 05, đợt 2).
- Viết không dấu. Nhiều ngân hàng bỏ hoặc làm hỏng chữ có dấu.
- Tối đa 25 ký tự, kể cả dấu cách, vì nội dung dài hơn có thể bị cắt hoặc bị từ chối.
- Chỉ dùng chữ cái, chữ số và dấu cách. Tránh dấu gạch chéo, ngoặc, ký tự đặc biệt.
- Mỗi đơn hoặc mỗi đợt một mã riêng. Khách trả gộp hai đơn thì ghi cả hai mã, cách nhau bằng dấu cách.
Quy trình đối soát chuyển khoản cuối ngày gồm những bước nào?
Đối soát là so tiền thực nhận trong ngân hàng với tiền bạn kỳ vọng nhận. Làm mỗi ngày mười lăm phút, bạn hiếm khi phải ngồi lần lại cả tháng.
| Bước | Việc làm | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| 1. Lấy sao kê trong ngày | Xuất giao dịch tiền vào của tài khoản nhận, từ đầu đến cuối ngày | Quên các khoản về sau giờ chốt, lệch sang ngày hôm sau |
| 2. Lấy danh sách chờ thu | Liệt kê đơn và đợt thu đã gửi mã nhưng chưa đánh dấu đã thu | Danh sách không cập nhật, đơn đã thu vẫn nằm trong đó |
| 3. Khớp từng dòng | Mỗi khoản tiền vào, tìm đơn có cùng mã và cùng số tiền, rồi đánh dấu đã thu | Chỉ khớp số tiền mà bỏ qua mã, dễ khớp nhầm hai đơn cùng giá |
| 4. Tách khoản lệch | Khoản không có mã, sai số tiền hoặc trùng thì ghi riêng vào danh sách cần hỏi | Để lẫn khoản lệch vào khoản đã khớp, hôm sau không ai nhớ |
| 5. Chốt và báo | Ghi tổng đã thu, tổng còn chờ, nhắn khách ở danh sách cần hỏi trong ngày | Để sang cuối tuần mới nhắn, khách đã quên giao dịch |
Khách chuyển thiếu, chuyển dư, sai nội dung hoặc chuyển hai lần thì xử lý ra sao?
Nguyên tắc chung: không đoán, không im lặng, nhắn khách trong ngày bằng một câu nêu đúng con số. Ví dụ dưới đây dùng đơn DH0123 trị giá 5.000.000 đồng, chỉ để minh họa.
| Tình huống | Cách xử lý | Câu nhắn mẫu |
|---|---|---|
| Chuyển thiếu | Ghi nhận phần đã nhận, đơn còn nợ phần thiếu, chưa giao nốt hàng hoặc chưa nghiệm thu | "Em đã nhận 4.500.000 đồng cho đơn DH0123, còn thiếu 500.000 đồng. Anh chị chuyển nốt giúp em, nội dung vẫn ghi DH0123 nhé." |
| Chuyển dư | Hỏi khách muốn hoàn lại hay trừ vào đơn sau, ghi lại lựa chọn đó trước khi làm | "Em nhận 5.500.000 đồng cho đơn DH0123, dư 500.000 đồng. Anh chị muốn em hoàn lại hay trừ vào đơn sau ạ?" |
| Sai hoặc thiếu nội dung | Chưa gán vào đơn nào. Xin ảnh biên lai, đối chiếu giờ và số tiền rồi mới gán | "Em nhận 5.000.000 đồng lúc 10:15 nhưng nội dung chưa có mã đơn. Anh chị gửi giúp em ảnh biên lai để em ghi đúng đơn ạ." |
| Chuyển hai lần | Giữ một khoản cho đơn, khoản còn lại xin khách xác nhận rồi hoàn hoặc gán đơn khác | "Em thấy hai khoản 5.000.000 đồng lúc 10:15 và 10:17 cho đơn DH0123. Em hoàn lại một khoản về tài khoản của anh chị, anh chị xác nhận giúp em nhé." |
Sổ quỹ cuối ca đối chiếu với sao kê thế nào?
Tiền mặt nằm trong két, tiền chuyển khoản nằm trong ngân hàng. Cuối ca bạn kiểm hai nơi bằng hai cách khác nhau, rồi đặt cạnh sổ quỹ của ca.
- Từ sổ quỹ của ca, lấy tổng thu tiền mặt và tổng thu chuyển khoản.
- Đếm tiền mặt thực tế, so với số đầu ca cộng thu trừ chi. Ghi chênh lệch và lý do.
- Lấy sao kê đúng khung giờ của ca, cộng các khoản tiền vào.
- So tổng chuyển khoản trong sổ với tổng trên sao kê. Lệch thì tìm từng dòng theo mã đơn.
- Người thu ngân và người quản lý cùng ký xác nhận trước khi sang ca mới.
Công cụ tính miễn phí cho bài này
Hỏi đáp nhanh
- Mã VietQR có hết hạn không?
- Mã chỉ chứa thông tin tài khoản, số tiền và nội dung nên không tự hết hạn. Nhưng đơn có hạn thanh toán thì bạn nên ghi hạn ngay cạnh mã, và tạo mã mới khi số tiền thay đổi để khách không quét nhầm mã cũ.
- Khách đòi hoàn khoản chuyển dư thì nên hoàn ngay không?
- Hoàn sau khi đã đối chiếu sao kê và xác nhận lại với khách bằng tin nhắn. Hoàn về đúng tài khoản đã chuyển đến, ghi lý do và ngày hoàn vào đơn để cuối ngày số liệu vẫn khớp.
- Có cần đối soát mỗi ngày không, hay mỗi tuần là đủ?
- Cửa hàng và quầy có nhiều giao dịch nên đối soát mỗi ngày. Dự án có ít đợt thu lớn thì đối soát ngay khi có tiền vào, kèm rà lại danh sách chờ thu mỗi tuần một lần.
- Một tài khoản hay nhiều tài khoản để nhận tiền thì dễ đối soát hơn?
- Một tài khoản chuyên nhận tiền kinh doanh là dễ nhất vì sao kê sạch, không lẫn chi tiêu cá nhân. Nếu có nhiều chi nhánh, mỗi nơi một tài khoản cũng được, miễn mã đơn có ký hiệu chi nhánh.