Trả lời nhanh
Sổ quỹ là sổ ghi tiền mặt vào và ra của từng ca. Cuối ca, lấy quỹ đầu ca cộng thu tiền mặt trừ chi tiền mặt ra số kỳ vọng, đếm tiền thật trong két, rồi so hai số. Lệch thì ghi nhận đúng số, không sửa lùi, và truy nguyên nhân.
Sổ quỹ là gì và vì sao phải chia theo ca?
Sổ quỹ là cuốn sổ chỉ ghi tiền mặt trong két: tiền có từ đầu, tiền thu vào, tiền chi ra, tiền còn lại. Nó khác với sổ công nợ và khác với sao kê ngân hàng. Hai việc đó có bài riêng, ở đây chỉ bàn về tiền nằm trong két.
Chia theo ca vì mỗi ca có một người chịu trách nhiệm két. Nếu cả ngày chỉ chốt một lần, lúc lệch bạn không biết lệch ở ca nào, do ai, trong khung giờ nào. Chốt từng ca thì phạm vi truy tìm nhỏ lại, và người thu ngân cũng yên tâm vì có xác nhận khi bàn giao.
Quy trình cuối ca gồm sáu bước nào và ai làm?
| Bước | Việc | Ai làm |
|---|---|---|
| 1. Dừng ghi | Chốt giờ kết ca, ngừng nhận và chi tiền mặt, xếp các phiếu lại | Thu ngân |
| 2. Lấy số sổ | Lấy từ sổ: quỹ đầu ca, tổng thu tiền mặt, tổng chi tiền mặt | Thu ngân |
| 3. Tính số kỳ vọng | Quỹ đầu ca + thu tiền mặt - chi tiền mặt | Thu ngân |
| 4. Đếm thực tế | Đếm tiền trong két theo từng mệnh giá, có người thứ hai chứng kiến | Thu ngân và quản lý ca |
| 5. Ghi chênh lệch | So số đếm với số kỳ vọng, ghi thừa hoặc thiếu và lý do ban đầu | Thu ngân, quản lý ký xác nhận |
| 6. Bàn giao | Giữ lại quỹ đầu ca cho ca sau, nộp phần còn lại, ca sau ký nhận | Quản lý ca, thu ngân ca sau |
Ví dụ đối chiếu cuối ca có số thì tính ra sao?
Ví dụ: ca sáng của một cửa hàng. Quỹ đầu ca là 2.000.000 đồng. Trong ca thu tiền mặt 7.350.000 đồng. Chi tiền mặt 650.000 đồng, gồm 150.000 đồng mua túi đựng hàng và 500.000 đồng hoàn tiền cho một khách trả hàng.
| Khoản | Số tiền | Cách có số |
|---|---|---|
| Quỹ đầu ca | 2.000.000 đồng | Quỹ ca trước bàn giao |
| Thu tiền mặt trong ca | 7.350.000 đồng | Cộng các phiếu thu tiền mặt |
| Chi tiền mặt trong ca | 650.000 đồng | 150.000 + 500.000 |
| Quỹ cuối ca kỳ vọng | 8.700.000 đồng | 2.000.000 + 7.350.000 - 650.000 |
| Đếm thực tế | 8.650.000 đồng | Đếm theo từng mệnh giá |
| Chênh lệch | -50.000 đồng (thiếu) | 8.650.000 - 8.700.000 |
Nếu giữ lại 2.000.000 đồng làm quỹ đầu ca sau, phần nộp về là 8.650.000 - 2.000.000 = 6.650.000 đồng. Lưu ý phần nộp dựa trên số đếm thực tế, không dựa trên số kỳ vọng.
Cuối ca bị lệch tiền thì xử lý thế nào?
- Ghi nhận đúng số đếm được. Không đẩy số cho khớp, không lấy tiền túi bù vào két và không để chênh lệch "treo" sang ca sau.
- Không sửa lùi. Số liệu đã ghi giữ nguyên. Nếu sau đó phát hiện nhầm, ghi thêm một dòng điều chỉnh có ngày, người làm và lý do.
- Truy nguyên nhân theo thứ tự dễ gặp: ghi sai số tiền một phiếu, quên ghi một khoản chi, thối nhầm tiền cho khách, phiếu hoàn tiền chưa vào sổ.
- Tìm ra nguyên nhân thì ghi bằng một dòng điều chỉnh, không xóa dòng cũ. Chưa tìm ra thì ghi "chưa rõ nguyên nhân" và theo dõi vài ca tiếp theo.
- Chủ cửa hàng tự đặt mức chênh lệch nhỏ chấp nhận được và mức phải họp xem xét. Nếu một người lệch lặp đi lặp lại thì cần trao đổi, đừng chờ.
Ai được quyền kết ca?
| Vai | Được làm | Không nên làm |
|---|---|---|
| Thu ngân | Mở ca, ghi thu chi, đếm và kết ca của chính mình | Sửa ca đã kết, kết ca thay người khác |
| Quản lý ca | Chứng kiến đếm quỹ, ký xác nhận, duyệt chênh lệch | Tự đếm rồi tự duyệt chính ca mình thu |
| Chủ | Xem mọi ca, đặt mức chấp nhận chênh lệch, đọc lịch sử điều chỉnh | Sửa trực tiếp số đã chốt thay vì ghi điều chỉnh |
Nguyên tắc cốt lõi là tách người đếm và người duyệt. Ở cửa hàng chỉ có một người thì chủ nên xem lại sổ quỹ ít nhất vào cuối ngày, để luôn có hai cặp mắt trên cùng một con số.
Hỏi đáp nhanh
- Một cửa hàng nhỏ chỉ một người bán có cần sổ quỹ không?
- Có, dù đơn giản hơn. Bạn vẫn cần biết tiền đầu ngày, tiền thu, tiền chi và tiền còn lại. Chỉ cần ghi đều và đếm két cuối ngày, bạn sẽ thấy lệch ngay hôm đó thay vì phát hiện sau cả tháng.
- Quỹ đầu ca nên để bao nhiêu?
- Đủ để thối tiền lẻ cho khách trong một ca bận, và không nhiều hơn mức bạn chịu mất khi có sự cố. Quan sát vài tuần xem ca nào hay thiếu tiền lẻ rồi điều chỉnh. Giữ quỹ đầu ca cố định giúp phép tính cuối ca dễ hơn.
- Tiền chuyển khoản có tính vào sổ quỹ không?
- Không tính vào quỹ tiền mặt, vì tiền đó không nằm trong két. Hãy ghi riêng thành khoản thu chuyển khoản của ca và đối chiếu với sao kê ngân hàng. Như vậy sổ quỹ chỉ còn một nhiệm vụ rõ ràng là tiền mặt.
- Khách trả hàng, hoàn tiền mặt thì ghi sổ quỹ thế nào?
- Ghi thành một khoản chi tiền mặt của ca, kèm lý do và mã đơn gốc. Đừng lấy tiền thu của đơn khác bù mà không ghi. Có dòng chi rõ ràng thì cuối ca số kỳ vọng mới khớp với số đếm.