Bán tại quầy: mở ca, bán hàng, thu tiền và kết ca

Tóm tắt việc

Việc: bán nhanh cho khách ngay tại cửa hàng. Thu ngân mở một ca với số tiền đầu ca trong két, quét hoặc gõ hàng vào giỏ, thu tiền, in phiếu, rồi cuối ca đếm tiền và kết ca.

Mỗi lần bán tại quầy tạo một đơn hàng đã chốt và ghi khoản thu tương ứng. Kết ca là khóa tiền: sau khi kết, số liệu ca không đổi nữa. Đây là số liệu quản trị, không thay sổ quỹ kế toán.

Điều kiện trước

• Tính năng «Thanh toán» đang bật (không nằm trong nhóm mặc định tắt). Nhóm «Bán tại quầy» trong menu bên trái chỉ hiện cho người có quyền.
• Bán, mở ca và kết ca: thu ngân (quyền thuộc nhóm Bán hàng), Chủ sở hữu hoặc Quản trị. Thu ngân chỉ thao tác trên ca của chính mình.
• Cấu hình quầy, phương thức thanh toán và quỹ tiền, mở lại ca đã kết: Chủ sở hữu hoặc Quản trị.
• Doanh nghiệp cần có ít nhất một quầy, một két tiền mặt và một phương thức thanh toán đang dùng (bước 1).

Các bước

1. Cài đặt quầy (một lần, Chủ sở hữu hoặc Quản trị)

1. Mở «Cài đặt», chọn tab «Quầy bán hàng».
2. Ở tab «Quỹ tiền», bấm «Thêm quỹ tiền» để tạo một quỹ loại «Két tiền mặt». Nhập «Số dư đầu kỳ» (nhập 0 nếu quỹ mới).
3. Ở tab «Quầy», bấm «Thêm quầy», đặt «Tên quầy», chọn «Két gắn với quầy» và «Khổ in phiếu mặc định».
4. Ở tab «Phương thức thanh toán», bấm «Thêm phương thức» cho mỗi cách thu tiền (tiền mặt, chuyển khoản, thẻ, ví điện tử…). Ở «Quỹ nhận tiền», chọn quỹ nhận tiền hoặc để trống để dùng quỹ mặc định của loại.
5. Nội dung in cuối phiếu đặt ở «Chân phiếu bán hàng».

Mục không dùng nữa được tắt, không bị xóa, và vẫn giữ trên phiếu cũ. Sulato chạy trên trình duyệt, không điều khiển phần cứng; tab «Thiết bị đã thử» chỉ ghi chú thiết bị đã thử và mẹo in, quét mã, két tiền.

2. Mở ca

1. Mở «Ca bán hàng» trong nhóm «Bán tại quầy».
2. Chọn «Quầy», nhập «Tiền đầu ca» (số tiền mặt đang có trong két; nhập 0 nếu két trống) rồi bấm «Mở ca».

Mỗi quầy chỉ có một ca mở và mỗi thu ngân chỉ có một ca mở. Chưa mở ca thì màn hình bán hàng chỉ hiện nút «Mở ca».

3. Bán hàng

1. Mở «Bán hàng». Ở ô «Thêm hàng (F2)», quét mã vạch hoặc gõ tên, mã hàng rồi nhấn Enter. Quét lại cùng mã để tăng số lượng.
2. Chọn khách ở «Khách hàng (F4)». Để trống là «Khách lẻ». Chọn khách để áp bảng giá theo nhóm khách và để ghi nợ nếu cần.
3. Sửa số lượng, đơn giá hoặc bấm «Chiết khấu dòng» ở từng dòng; dùng «Chiết khấu cả đơn» cho cả đơn. Nhập tay giá khác bảng giá chỉ làm được khi bạn có quyền sửa giá.
4. Nhập «Mã giảm giá (F3)» nếu khách có mã (tối đa 3 mã mỗi đơn). Khi khách có điểm thành viên, phần «Đổi điểm» cho đổi điểm trừ vào đơn.
5. Có thể giữ nhiều giỏ cùng lúc (tối đa 6) để phục vụ khách xen kẽ; bấm «Giỏ mới» để mở giỏ mới. «Phiếu tạm tính» in phiếu tạm tính trước khi thu tiền.
6. Bấm «Thanh toán» khi giỏ không còn dòng cảnh báo.

Phím tắt xem ở bảng «Phím tắt» trên màn hình (ví dụ F2 tìm hàng, F4 chọn khách).

4. Thu tiền

1. Ở bảng «Thanh toán», bấm phương thức hoặc phím số để chọn. Muốn chia thanh toán, nhập số tiền ở nhiều phương thức.
2. Với tiền mặt, nhập «Khách đưa» hoặc bấm «Vừa đủ»; màn hình hiện «Tiền thối».
3. Khách còn thiếu: chọn «Ghi nợ phần còn lại» (chỉ khi đã chọn khách; khách lẻ phải trả đủ) hoặc «Chờ chuyển khoản» để chốt đơn trước và nhận chuyển khoản sau.
4. Bấm «Xác nhận thanh toán».
5. Với phần chuyển khoản, màn hình hiện mã QR và nội dung chuyển khoản; khách giữ nguyên nội dung để hệ thống tự khớp. Cần có tài khoản nhận tiền trong Cài đặt để hiện QR. Khi ngân hàng đã báo có mà hệ thống chưa tự khớp, bấm «Đã nhận chuyển khoản» và xác nhận. Chỉ bấm khi tiền đã vào tài khoản. «Đóng, thu sau» để thu sau.
6. Bấm «Mở màn hình khách» để mở cửa sổ thứ hai hướng về khách, hiện hóa đơn và mã QR.

Tổng các khoản nhập không được khác tổng đơn, trừ phần ghi nợ hoặc chờ chuyển khoản. Khách có hạn mức công nợ mà vượt thì màn hình cảnh báo; Workspace đặt «Bắt buộc duyệt» thì đơn không chốt được khi chưa được duyệt.

5. In phiếu và bán tiếp

Ở màn hình «Đã bán xong», bấm «In phiếu» (chọn «Khổ giấy» K58, K80 hoặc A5) hoặc «Bán đơn mới». «Tự in phiếu» mở phiếu ở tab mới ngay khi bán xong; trình duyệt chặn cửa sổ bật lên thì cho phép rồi thử lại.

6. Khách trả hàng tại quầy

Ở ô «Trả hàng», nhập số đơn đã bán và bấm «Tìm đơn». Hệ thống mở phiếu trả hàng của đơn đó; hoàn tiền mặt khi đang có ca mở sẽ ghi vào ca. Xem bài Trả hàng, đổi hàng và hoàn tiền cho khách.

7. Nạp, rút két và chi tiền mặt trong ca

1. Ở «Ca bán hàng», khi ca đang mở, bấm «Nạp / rút két», chọn nạp hoặc rút, nhập «Số tiền» và «Lý do» (bắt buộc), rồi bấm «Ghi bút toán». Việc này không phải doanh thu hay chi phí.
2. Chi tiền mặt từ két: bấm «Chi tiền mặt từ két», chọn «Danh mục chi», nhập số tiền rồi bấm «Ghi phiếu chi». Nút chỉ hiện với người có quyền ghi chi phí.

8. Kết ca

1. Bấm «Kết ca». Đếm tiền thực tế trong két và nhập «Tiền thực đếm».
2. Người có quyền xem sổ quỹ thấy «Dự kiến trong két» và chênh lệch; có chênh lệch thì phải ghi «Lý do chênh lệch». Thu ngân không có quyền xem sổ quỹ đếm mà không xem số dự kiến; số dự kiến và chênh lệch do quản trị viên đối chiếu.
3. Bấm «Kiểm tra lại», đọc xác nhận rồi bấm «Kết ca và khóa tiền». Đơn còn thiếu tiền chỉ là cảnh báo, không chặn kết ca.
4. Xem lại báo cáo của ca ở phần «Lịch sử ca» và in bằng «In báo cáo kết ca». Thu ngân chỉ thấy các ca của mình.

Sai sót phát sinh sau khi kết ca được ghi vào ca đang mở của người sửa. Chỉ Chủ sở hữu và Quản trị mở lại được ca, bằng «Mở lại ca» kèm lý do.

Kết quả

• Mỗi lần bán có một đơn đã chốt và khoản thu gắn với ca và quầy.
• Tiền mặt vào két của ca; các phương thức khác vào quỹ đã gắn.
• Báo cáo kết ca cho biết tiền đầu ca, thu, hoàn, chi, nạp rút, tiền dự kiến, tiền thực đếm và chênh lệch.

Xử lý sự cố

Hiện tượng	Cách xử lý
Thấy «Chưa mở ca bán hàng»	Mở ca ở «Ca bán hàng» trước khi bán.
Báo ca đang mở ở quầy khác hoặc quầy đang có ca của người khác	Kết ca đang mở hoặc chọn đúng quầy; mỗi quầy và mỗi thu ngân chỉ một ca mở.
Thấy «Chưa có phương thức thanh toán nào đang dùng nên chưa thể thu tiền. Hãy bật ít nhất một phương thức trong cài đặt quầy.»	Chưa có phương thức thanh toán nào đang dùng. Chủ sở hữu hoặc Quản trị bật ở tab «Phương thức thanh toán».
Phương thức báo chưa gắn quỹ phù hợp	Gắn quỹ cho phương thức ở «Quỹ nhận tiền», hoặc tạo quỹ mặc định tương ứng.
Báo số tiền không khớp tổng đơn	Điều chỉnh các khoản cho đủ tổng đơn; khách lẻ phải trả đủ hoặc chọn «Chờ chuyển khoản».
Không đổi được két hoặc tắt quầy	Quầy đang có ca mở. Kết ca trước.
Không thấy mục «Bán tại quầy»	Bạn chưa có quyền thu ngân, hoặc tính năng «Thanh toán» đang tắt. Xem Tính năng cần bật trong Cài đặt.

Bài liên quan

• Sổ quỹ và bút toán quỹ nội bộ
• Trả hàng, đổi hàng và hoàn tiền cho khách
• Đơn hàng: tạo, chốt và theo dõi
• Thanh toán: ghi nhận thu tiền