Tồn kho: xem tồn, sổ nhập xuất, xuất giao và kiểm kho

Tóm tắt việc

Việc: biết mỗi vật tư và thành phẩm đang còn bao nhiêu, mọi lần nhập xuất đã xảy ra thế nào, hàng nào sắp hết, và kiểm kho để số trong hệ thống khớp số đếm thực tế. Workspace có một kho chung, tồn tính từ sổ nhập xuất.

Sổ nhập xuất chỉ ghi thêm: dòng đã ghi không sửa và không xóa. Có sai sót thì ghi thêm một dòng điều chỉnh kèm lý do.

Điều kiện trước

• Chủ sở hữu hoặc Quản trị đã bật «Tồn kho» (mặc định tắt; cần có «Mua hàng»). Xem bài «Tính năng cần bật trong Cài đặt».
• Đã có vật tư hoặc thành phẩm trong mục Sản phẩm. Dịch vụ không theo dõi tồn kho.
• Xem tồn, đọc sổ và ghi xuất giao: mọi thành viên. Điều chỉnh tồn, đặt mức tối thiểu, đổi quy tắc tồn âm, xem giá trị tồn, tạo và cân bằng phiếu kiểm kho: Chủ sở hữu và Quản trị.

Các bước

1. Xem tồn và hàng sắp hết

1. Mở «Tồn kho» trong nhóm «Kho & sản xuất» ở menu bên trái. Thẻ «Tồn kho» liệt kê từng mặt hàng với «Tồn», «Tối thiểu» và «Tình trạng».
2. Phần tóm tắt đầu trang cho biết «Mặt hàng theo dõi», «Dưới mức tối thiểu» và «Dòng nhập xuất 30 ngày». Dùng bộ lọc («Tìm mặt hàng», «Loại», «Chỉ dưới mức tối thiểu», «Nhóm hàng») để thu hẹp.
3. Chủ sở hữu và Quản trị có thêm cột «Giá trị tồn». Giá trị tồn là tồn nhân giá vốn bình quân quản trị, không thay thế sổ kế toán; mặt hàng chưa có giá vốn để trống, không tính là 0. Cách điều chỉnh giá vốn xem bài «Giá vốn bình quân và cách điều chỉnh giá vốn».
4. Khi có mặt hàng dưới mức tối thiểu và bạn dùng mục Mua hàng, nút «Tạo đơn mua từ phần thiếu» mở sẵn một đơn mua nháp với phần còn thiếu.

2. Đọc sổ nhập xuất

Bấm «Sổ nhập xuất» để mở «Sổ nhập xuất kho». Mỗi dòng ghi loại (như «Nhập mua», «Xuất giao», «Điều chỉnh»), số lượng, nguồn (phiếu mua, lệnh sản xuất, đơn hàng, điều chỉnh thủ công) và người ghi. Lọc theo mặt hàng, loại dòng, nguồn và khoảng ngày. Bấm vào một mặt hàng ở danh sách tồn để xem «Lịch sử nhập xuất» của riêng nó.

3. Điều chỉnh tồn và đặt mức tối thiểu (Chủ sở hữu, Quản trị)

1. Mở một mặt hàng và đến phần «Điều chỉnh & mức tối thiểu».
2. Ở «Điều chỉnh tồn kho», chọn «Cách điều chỉnh»: «Tăng / giảm» hoặc «Kiểm kê (nhập số đếm thực tế)». Nhập số lượng, «Lý do» (bắt buộc) rồi bấm «Ghi dòng điều chỉnh» (hoặc «Ghi kết quả kiểm kê»). Số tồn không được gõ đè trực tiếp; mỗi lần ghi thêm một dòng vào sổ.
3. Ở «Mức tồn tối thiểu», nhập «Mức tối thiểu» và bấm «Lưu mức tối thiểu». Để trống nếu không đặt mức; số 0 là một mức thật.

4. Xuất giao cho đơn hàng

1. Mở đơn hàng đã xác nhận. Trong menu «Thêm thao tác», chọn «Xuất kho giao hàng».
2. Ở cột «Giao lần này», nhập số lượng giao lần này cho từng dòng (để trống dòng không giao). Cột «Còn phải giao» và «Tồn hiện có» giúp bạn đối chiếu.
3. Bấm «Ghi xuất giao». Tồn kho bị trừ theo số đã giao.

Chỉ đơn đã xác nhận hoặc đã hoàn tất mới xuất giao được. Dòng dịch vụ hoặc nhập tay không theo dõi tồn kho nên không xuất giao ở đây. Đơn nhập từ tệp lịch sử không có hàng để xuất giao.

5. Chọn cho bán quá tồn hay không (Chủ sở hữu, Quản trị)

1. Ở trang «Tồn kho», bấm «Thiết lập tồn kho».
2. Ở «Quy tắc tồn âm», chọn «Chặn bán quá tồn (mặc định)» hoặc «Cho phép người có quyền bán quá tồn», rồi bấm «Lưu quy tắc tồn âm».

Mặc định hệ thống chặn bán quá tồn. Khi cho phép, chỉ Chủ sở hữu và Quản trị ghi được xuất giao vượt tồn, và tồn có thể xuống âm. Khi có hàng đang âm, trang Tồn kho hiện biểu ngữ kèm nút «Xem hàng đang âm». Nhập bù hoặc điều chỉnh tồn trên từng mặt hàng để sổ kho khớp thực tế.

6. Kiểm kho bằng phiếu kiểm kho

1. Mở thẻ «Phiếu kiểm kho» trên trang Tồn kho.
2. Ở «Tạo phiếu kiểm kho», nhập «Tên phiếu», «Ngày kiểm» và chọn «Mặt hàng cần đếm»: để trống rồi thêm sau, tất cả mặt hàng đang theo dõi, mặt hàng dưới mức tối thiểu, hoặc theo nhóm hàng. Bấm «Tạo phiếu». Một phiếu tối đa 2.000 dòng.
3. Trong phiếu, nhập hoặc quét mã vạch ở ô tìm kiếm, điền «Số đếm» cho từng mặt hàng và bấm «Lưu số đếm». Lưu bao nhiêu lần cũng được: phiếu nháp chưa làm đổi tồn kho. Bấm «In phiếu» nếu cần phiếu giấy để đếm.
4. Bấm «Xem chênh lệch» để xem «Chênh lệch so với sổ kho»: từng dòng thừa, thiếu hoặc khớp, kèm tổng giá trị theo giá vốn bình quân. Đây mới là bản xem trước, chưa ghi gì.
5. Khi chắc chắn, bấm «Cân bằng kho» và xác nhận. Hệ thống tính lại chênh lệch theo tồn sổ ngay lúc đó và ghi dòng điều chỉnh cho các mặt hàng đã đếm mà lệch. Mặt hàng chưa đếm không bị đụng tới.
6. Muốn bỏ phiếu, bấm «Hủy phiếu» và nêu lý do; phiếu hủy không ghi gì vào sổ kho.

Phiếu đã cân bằng không sửa được. Có sai sót thì lập phiếu mới hoặc điều chỉnh từng mặt hàng.

Kết quả

• Tồn của từng mặt hàng luôn bằng tổng các dòng trong sổ nhập xuất.
• Mặt hàng dưới mức tối thiểu được đánh dấu và có đường tắt tạo đơn mua.
• Sau khi cân bằng phiếu kiểm kho, tồn khớp số đếm với các mặt hàng đã đếm.

Xử lý sự cố

Bài liên quan

• Mua hàng: đơn mua, nhận hàng và trả hàng nhà cung cấp
• Giá vốn bình quân và cách điều chỉnh giá vốn
• Sản phẩm và dịch vụ
• Đơn hàng: tạo, chốt và theo dõi
• Tính năng cần bật trong Cài đặt
• Thuật ngữ