Báo giá: tạo, duyệt, gửi khách và tạo đơn

Tóm tắt việc

Việc: lập báo giá theo từng hạng mục cho khách hoặc cho một cơ hội bán hàng, cho duyệt trước khi gửi nếu giá trị lớn, in thành PDF gửi khách, ghi nhận khách chấp nhận hay từ chối, rồi tạo đơn nháp từ báo giá đã được chấp nhận.

Hệ thống không tự gửi báo giá cho khách. Bạn tải bản in thành PDF, gửi cho khách bằng cách của bạn, rồi đánh dấu «đã gửi» trong hệ thống.

Điều kiện trước

• Doanh nghiệp dùng tính năng «Khách tiềm năng & Bán hàng» (có sẵn, không mặc định tắt).
• Xem và tạo báo giá: mọi thành viên.
• Sửa, gửi duyệt, đánh dấu đã gửi, ghi nhận khách trả lời và tạo đơn: Chủ sở hữu, Quản trị, hoặc thành viên là người tạo hay người phụ trách báo giá đó. Tạo đơn còn cần quyền tạo đơn hàng.
• Nếu muốn báo giá lớn phải có người duyệt: Chủ sở hữu hoặc Quản trị đặt ngưỡng ở «Ngưỡng duyệt» (xem bước 3).

Các bước

1. Tạo báo giá

1. Mở «Lead & Cơ hội» ở menu bên trái, chọn thẻ «Báo giá» rồi bấm «Tạo báo giá». Hoặc mở một cơ hội bán hàng đang mở và chọn «Tạo báo giá» trong menu của cơ hội để khách và tiêu đề được điền sẵn.
2. Chọn «Khách hàng», điền «Tiêu đề», «Ngày báo giá» và «Hiệu lực đến». Quá ngày hiệu lực mà khách chưa trả lời, báo giá hiện «Hết hạn».
3. Ở phần «Hạng mục», bấm «Thêm hạng mục». Mỗi hạng mục chọn từ «Sản phẩm / dịch vụ» hoặc «Nhập tay», rồi nhập «Số lượng», «Đơn vị», «Đơn giá» và «Giảm (%)». Thành tiền bằng số lượng nhân đơn giá sau giảm; hệ thống tính lại khi lưu. Khi chọn từ danh mục, giá có thể lấy theo bảng giá nếu có.
4. Điền «Điều khoản» (hiện trên bản in) và «Ghi chú nội bộ» (chỉ nhân viên thấy).
5. Bấm «Lưu nháp». Báo giá cần ít nhất một hạng mục.

2. Xem danh sách

Trang «Báo giá» liệt kê phiên bản mới nhất của mỗi báo giá. Tìm theo số báo giá, khách hàng hoặc hạng mục, và lọc theo «Trạng thái». Các trạng thái gồm «Nháp», «Chờ duyệt», «Đã duyệt», «Đã gửi», «Chấp nhận», «Từ chối», «Hết hạn».

3. Gửi duyệt (khi doanh nghiệp đặt ngưỡng)

Nếu tổng báo giá đạt ngưỡng duyệt, trang báo giá nhắc rằng cần được duyệt trước khi gửi khách.

1. Bấm «Gửi duyệt» và xác nhận. Người duyệt nhận yêu cầu.
2. Khi báo giá được duyệt, trạng thái chuyển sang «Đã duyệt». Nếu bị từ chối, sửa báo giá rồi gửi duyệt lại.

Chủ sở hữu hoặc Quản trị đặt ngưỡng ở «Ngưỡng duyệt» trong mục «Phê duyệt», chọn loại «Báo giá». Chưa có ngưỡng thì báo giá không cần duyệt và có thể đánh dấu đã gửi ngay.

4. Gửi cho khách

1. Bấm «Bản in», rồi «In / Lưu PDF». Trong hộp thoại in của trình duyệt chọn lưu thành PDF.
2. Gửi tệp PDF cho khách bằng email, Zalo hoặc cách bạn quen dùng.
3. Quay lại báo giá, bấm «Đánh dấu đã gửi» và xác nhận.

5. Ghi nhận khách trả lời

Với báo giá «Đã gửi»:

• Khách đồng ý: bấm «Chấp nhận».
• Khách không đồng ý: mở menu «Thêm thao tác», chọn «Từ chối» và có thể ghi lý do. Báo giá bị từ chối không sửa được; muốn chào lại, tạo báo giá mới.
• Quá hạn mà khách không trả lời: chọn «Đánh dấu hết hạn» trong menu «Thêm thao tác».

6. Sửa sau khi đã gửi: phiên bản mới

Báo giá đang chờ duyệt, đã duyệt hoặc đã gửi không sửa trực tiếp: bấm «Tạo phiên bản mới», chỉnh rồi lưu bằng «Lưu thành phiên bản mới». Phiên bản cũ chuyển sang «Đã thay bằng phiên bản mới» và vẫn xem lại được ở phần «Các phiên bản».

7. Tạo đơn từ báo giá đã chấp nhận

1. Mở báo giá «Chấp nhận» và bấm «Tạo Đơn từ báo giá».
2. Xác nhận. Mỗi hạng mục được sao chép sang một đơn nháp (số lượng nhân đơn giá sau giảm) và giữ liên kết cơ hội.
3. Mỗi phiên bản chỉ tạo được một đơn. Đơn đã tạo hiện ở trường «Đơn hàng đã tạo».

Kết quả

• Báo giá có số, phiên bản, trạng thái và lịch sử hoạt động.
• Bản in sẵn cho khách; hệ thống chỉ ghi nhận bạn đã gửi, không tự gửi.
• Báo giá được chấp nhận chuyển thành đơn nháp để tiếp tục quy trình đơn hàng.

Xử lý sự cố

Bài liên quan

• Cơ hội bán hàng và Pipeline
• Đơn hàng: tạo, chốt và theo dõi
• Bảng giá và giá hàng loạt
• Tính năng cần bật trong Cài đặt
• Thuật ngữ