Thuật ngữ: từ dùng trong Sulato Business và nghĩa của chúng

Tóm tắt việc

Việc: tra nhanh nghĩa của các từ xuất hiện trên màn hình và trong tài liệu hướng dẫn, theo đúng tên gọi tiếng Việt trên giao diện. Một số tên có thể được đổi theo mẫu vận hành của doanh nghiệp (ví dụ «Khách hàng» thành «Học viên»); nghĩa vẫn giữ nguyên.

Điều kiện trước

Không cần quyền hay thiết lập gì. Mọi người đều đọc được bài này.

Các bước

Dùng mục lục để nhảy tới nhóm thuật ngữ, rồi tìm từ cần tra. Thuật ngữ trong mỗi nhóm xếp theo thứ tự gần với cách bạn gặp chúng khi làm việc.

Doanh nghiệp, Workspace và quyền

• Doanh nghiệp: đơn vị giữ tài khoản và sở hữu dữ liệu. Dữ liệu của hai doanh nghiệp khác nhau tách biệt hoàn toàn. Một doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều Workspace.
• Workspace: không gian làm việc, nơi lưu các hồ sơ kinh doanh. Có thể là cả doanh nghiệp, một chi nhánh, một thương hiệu hoặc một đội. Mỗi hồ sơ thuộc đúng một Workspace.
• Người dùng: một người với một tài khoản đăng nhập. Người dùng chỉ làm việc trong Workspace mà họ là thành viên.
• Chủ sở hữu, Quản trị, Thành viên: ba vai trò trong một Workspace. Chủ sở hữu và Quản trị có đầy đủ quyền quản lý; Thành viên làm việc theo quyền được cấp.
• Chủ doanh nghiệp, Quản trị doanh nghiệp: vai trò ở cấp doanh nghiệp, dùng để quản trị các Workspace và bật hoặc tắt tính năng. Vai trò này không tự cho quyền xem dữ liệu kinh doanh bên trong Workspace.
• Quyền chức năng: gói quyền theo chức năng (Bán hàng, Marketing, Tài chính, Vận hành, Chăm sóc khách hàng, Nhân sự, Quản lý (xem toàn bộ), Quản trị cấu hình) được cộng thêm cho Thành viên. Quyền chức năng chỉ thêm quyền, không bao giờ làm giảm quyền.
• Tính năng: một nhóm chức năng có thể bật hoặc tắt theo từng Workspace. Trạng thái có thể là «Luôn bật», «Đang bật», «Đã tắt», «Chưa bật» hoặc «Chưa được cấp quyền dùng». Tắt không xóa dữ liệu.
• Nhóm: cách xếp người theo bộ phận để xem khối lượng việc. Vào nhóm không cấp thêm quyền.

Khách hàng và bán hàng

• Khách hàng: người hoặc đơn vị mua hàng của bạn, mỗi người chỉ có một hồ sơ trong Workspace. Lead, cơ hội bán hàng, công việc, đơn hàng và thanh toán đều gắn với hồ sơ này. Hồ sơ được lưu trữ chứ không xóa.
• Lead: nhu cầu mua hàng mới cần sàng lọc, chưa phải khách hàng chính thức. Lead luôn gắn với một khách hàng. Trạng thái: «Mới», «Đang xử lý», «Qualified», «Disqualified» và «Đã chuyển thành cơ hội bán hàng».
• Cơ hội bán hàng: một khả năng bán có giá trị, có giai đoạn và người phụ trách. Kết thúc là Won (thắng) hoặc Lost (thua).
• Pipeline: cách xem các cơ hội bán hàng theo giai đoạn, dạng bảng cột.
• Giai đoạn: một bước trong quá trình bán hàng. Có các giai đoạn đang mở (đổi tên, sắp xếp được) và hai kết thúc cố định: Won và Lost.
• Nguồn: nơi khách biết đến bạn (ví dụ Giới thiệu, Website, Facebook). Danh mục nguồn dùng chung trong Workspace.

Sản phẩm, đơn hàng và tiền

• Sản phẩm / dịch vụ: mặt hàng trong danh mục. Loại gồm «Sản phẩm», «Dịch vụ» và «Vật tư»; trạng thái là «Đang bán» hoặc «Ngừng bán». Ngừng bán không xóa mặt hàng.
• Vật tư: nguyên liệu mua vào, dùng cho mua hàng, tồn kho hoặc sản xuất. Chỉ chọn được khi các tính năng đó đã bật.
• Mã / SKU: mã nội bộ của mặt hàng, không bắt buộc, mỗi mã dùng một lần trong Workspace.
• Đơn vị quy đổi: đơn vị lớn hơn của một mặt hàng (cuộn, thùng, hộp) quy về đơn vị cơ sở theo một hệ số cố định.
• Giá vốn: chi phí đầu vào của mặt hàng, dùng cho số liệu quản trị. Chỉ Quản trị và Chủ sở hữu xem được. Để trống khác với nhập 0.
• Đơn hàng: cam kết bán cho một khách. Trạng thái: «Nháp», «Đã chốt», «Hoàn tất», «Đã hủy». Hoàn tất không có nghĩa là đã thu tiền.
• Dòng hàng: một mặt hàng trong đơn, kèm số lượng và đơn giá. Tên và giá được chốt lúc thêm vào đơn.
• Chốt đơn: bước chuyển đơn từ «Nháp» sang «Đã chốt»; từ đó đơn được tính vào doanh thu.
• Doanh thu: số tiền bán hàng ghi nhận theo ngày đơn, gồm đơn «Đã chốt» và «Hoàn tất» cộng với doanh thu ghi riêng. Đây là số liệu quản trị, không phải sổ kế toán.
• Doanh thu ghi riêng (bản ghi tạo ở mục «Doanh thu»): khoản doanh thu độc lập, không gắn với đơn hàng. Không dùng cho giá trị đã nằm trong một đơn để tránh cộng trùng.
• Thanh toán: khoản tiền vào của một đơn hàng hoặc một khoản doanh thu. Không vượt số còn lại. Trạng thái: «Đã ghi» hoặc «Đã hoàn tác».
• Hoàn tác thanh toán: cách sửa khoản thu nhập nhầm. Khoản thu được đánh dấu «Đã hoàn tác» và vẫn nằm trong lịch sử, không bị xóa.
• Trạng thái thu tiền: «Chưa thu», «Thu một phần» hoặc «Đã thu», tự tính từ các khoản thanh toán hợp lệ, không nhập tay.
• Chưa thu: phần còn lại của đơn hàng và doanh thu chưa nhận tiền, để theo dõi quản trị.
• Chi phí: khoản tiền ra. Trạng thái: «Đã ghi nhận» hoặc «Đã hủy khoản». Khoản đã hủy không tính vào tiền ra.
• Phải thu / Phải trả: số tiền khách còn nợ bạn / bạn còn nợ nhà cung cấp, thuộc mục «Quản lý tiền». Đây là số liệu quản trị, không thay sổ kế toán.
• Danh mục chi phí: nhóm để xếp các khoản chi, cấu hình ở Cài đặt, tab «Danh mục».
• Hình thức thanh toán (ô «Hình thức»): «Tiền mặt», «Chuyển khoản», «Thẻ», «Ví điện tử», «Thu hộ (COD)» hoặc «Khác».

Công việc, lịch sử và báo cáo

• Công việc: việc cần làm có người phụ trách, hạn và mức ưu tiên. Trạng thái gồm «Cần làm», «Đang làm», «Hoàn thành» và «Đã hủy». Quá hạn là kết quả tính theo hạn, không phải một trạng thái.
• Lịch sử: dòng thời gian ghi lại các thao tác quan trọng trên một hồ sơ.
• Nhật ký kiểm tra: bản ghi các thay đổi quan trọng, không sửa được, dùng để kiểm tra khi cần.
• Tổng quan: trang đầu với các chỉ số chính. Số liệu tiền chỉ hiện với người có quyền xem tiền.
• Báo cáo: báo cáo quản trị theo kỳ, chia theo miền (Tổng quan, Khách hàng, Bán hàng, Công việc, Tiền, Vận hành), dùng cùng định nghĩa chỉ số với trang Tổng quan.
• Chỉ số: một con số được định nghĩa thống nhất (ví dụ Doanh thu, Đã thu, Chi phí) và dùng chung ở mọi nơi.
• Kỳ: khoảng thời gian của báo cáo: hôm nay, tuần, tháng, quý, năm hoặc khoảng tùy chọn.
• Hồ sơ gốc: danh sách các bản ghi tạo nên một con số trên báo cáo, mở bằng «Xem hồ sơ gốc».

Kết quả

Bạn hiểu nghĩa của thuật ngữ cần tra và biết nó nằm ở đâu trong giao diện. Khi gặp tên khác trên màn hình của doanh nghiệp mình, hãy đối chiếu theo nghĩa vì tên có thể đã được đổi theo mẫu vận hành.

Xử lý sự cố

• Không thấy từ cần tra: thử từ đồng nghĩa trong ô tìm kiếm của Trung tâm trợ giúp, hoặc xem bài Câu hỏi thường gặp.
• Tên trên màn hình khác với bài này: tên hiển thị có thể được doanh nghiệp đổi theo mẫu vận hành; nghĩa không đổi.
• Thấy một mục trong bài mà không có trong menu của bạn: mục đó thuộc tính năng chưa bật hoặc ngoài quyền của bạn; xem bài Tính năng cần bật trong Cài đặt.

Bài liên quan

• Câu hỏi thường gặp
• Tính năng cần bật trong Cài đặt
• Đơn hàng: tạo, chốt và theo dõi
• Thanh toán: ghi nhận tiền khách trả