Doanh thu và báo cáo cơ bản: xem số liệu theo kỳ

Tóm tắt việc

Việc: hiểu doanh thu được tính thế nào, ghi một khoản doanh thu riêng khi không có đơn hàng, và mở báo cáo theo kỳ để xem doanh thu, tiền đã thu, chi phí. Mọi số liệu là số liệu quản trị để theo dõi, không phải sổ kế toán.

Điều kiện trước

• Đã có đơn hàng «Đã chốt» hoặc «Hoàn tất» (xem bài Đơn hàng), hoặc có khoản doanh thu ghi riêng.
• Số liệu tiền chỉ hiển thị với người có quyền xem tiền, thường là Quản trị và Chủ sở hữu. Người khác vẫn mở được báo cáo nhưng các chỉ số tiền bị ẩn kèm thông báo.
• Một số báo cáo chỉ có khi tính năng liên quan đang bật trong Workspace (ví dụ báo cáo chi phí cần tính năng Chi phí).

Các bước

Hiểu cách tính doanh thu

• Doanh thu theo ngày đơn gồm đơn hàng «Đã chốt» và «Hoàn tất», cộng với doanh thu độc lập đã ghi nhận.
• Đơn «Đã hủy» không tính vào doanh thu. Khoản doanh thu «Đã hủy khoản» cũng không tính.
• «Chưa thu» là phần còn lại của đơn hàng và doanh thu đã ghi nhận, để theo dõi quản trị; đây không phải sổ công nợ.

Ghi một khoản doanh thu riêng

Chỉ dùng khi khoản thu không gắn với đơn hàng. Nếu giá trị đã nằm trong một đơn hàng, hãy ghi thu trên chính đơn đó để không bị cộng trùng.

1. Trong menu bên trái, ở nhóm «Tiền», chọn «Doanh thu».
2. Bấm «Ghi nhận thu».
3. Nhập «Nội dung», «Số tiền» và «Ngày ghi nhận». Có thể chọn thêm «Khách hàng», «Cơ hội bán hàng», «Dự án» và «Hạn thanh toán».
4. Bấm «Ghi nhận thu» ở cuối biểu mẫu. Khoản mới có trạng thái «Đã ghi nhận».
5. Khi khách trả tiền cho khoản này, ghi nhận bằng «Ghi nhận thu» ở mục Thanh toán (xem bài Thanh toán).
6. Ghi nhầm thì mở khoản đó, bấm «Hủy khoản thu» và chọn lý do. Khoản chuyển sang «Đã hủy khoản», vẫn nằm trong lịch sử.

Mở một báo cáo

1. Trong menu bên trái, chọn «Báo cáo».
2. Chọn một miền: «Tổng quan», «Khách hàng», «Bán hàng», «Công việc», «Tiền» hoặc «Vận hành». Mỗi miền liệt kê các báo cáo bạn được xem.
3. Bấm «Mở báo cáo» ở báo cáo cần xem. Với số liệu tiền, các báo cáo cơ bản thường dùng là:
   • «Tổng quan kinh doanh kỳ»: khách mới, doanh thu, tiền đã thu và công việc quá hạn trong kỳ.
   • «Doanh thu theo thời gian».
   • «Tiền đã thu»: theo phương thức thanh toán.
   • «Chi phí theo hạng mục / dự án».
   • «Doanh số theo sản phẩm / dịch vụ» và «Doanh số theo khách hàng».
   • «Đơn hàng theo trạng thái».
4. Chọn kỳ: «Hôm nay», «Tuần», «Tháng», «Quý», «Năm» hoặc «Tùy chọn» (nhập «Từ ngày» và «Đến ngày»). Bật «So sánh với kỳ trước» để thấy chênh lệch.
5. Dùng «Bộ lọc» và «Nhóm theo» để thu hẹp hoặc chia số liệu, rồi bấm «Áp dụng». Bấm «Đặt lại» để quay về mặc định.
6. Muốn biết một con số đến từ đâu, chọn con số đó trong bảng «Chi tiết» hoặc bấm «Xem hồ sơ gốc»: hệ thống mở danh sách các hồ sơ tạo ra con số.
7. Cần tệp: bấm «Xuất CSV» (chỉ hiện với người có quyền xuất dữ liệu). Việc xuất được ghi vào nhật ký.

Kết quả

• Bạn xem được doanh thu, tiền đã thu và chi phí theo kỳ, dùng chung định nghĩa chỉ số với trang «Tổng quan».
• Mỗi con số mở được tới danh sách hồ sơ gốc để đối chiếu.
• Báo cáo ghi rõ kỳ, múi giờ và thời điểm cập nhật.

Xử lý sự cố

• Thấy thông báo «Số liệu tiền chỉ hiển thị với Quản trị viên và Chủ sở hữu.»: tài khoản của bạn không có quyền xem tiền; nhờ Quản trị cấp quyền hoặc xem hộ.
• Thấy «Một số chỉ số không hiển thị vì tính năng liên quan đang tắt.»: bật tính năng liên quan trong Cài đặt (xem bài Tính năng cần bật trong Cài đặt).
• Thấy «Một số chỉ số không hiển thị vì bạn chưa có quyền xem.»: nhờ Quản trị kiểm tra quyền.
• Không có báo cáo nào trong một miền: miền đó phụ thuộc tính năng đang bật và quyền của bạn.
• Số doanh thu khác kỳ vọng: kiểm tra kỳ đã chọn (tính theo ngày đơn), đơn nháp hoặc đơn hủy không được tính, và đừng ghi doanh thu riêng cho giá trị đã có đơn hàng.
• Không thấy nút «Xuất CSV»: bạn chưa có quyền xuất dữ liệu, hoặc tính năng Nhập / xuất dữ liệu đang tắt.

Bài liên quan

• Đơn hàng: tạo, chốt và theo dõi
• Thanh toán: ghi nhận tiền khách trả
• Chi phí: ghi nhận tiền chi
• Thuật ngữ