Công nợ phải thu: tuổi nợ, kế hoạch thu, hạn mức nợ và sao kê

Tóm tắt việc

Việc: biết khách nào còn nợ bao nhiêu và đã quá hạn bao lâu; chia một khoản phải thu thành nhiều đợt có hạn; đặt hạn mức nợ cho khách; nhập khoản nợ có từ trước khi dùng Sulato Business; giảm số còn nợ khi giảm giá hoặc xóa nợ; và gửi khách bản sao kê để đối chiếu.

Số liệu ở đây là số liệu quản trị, không phải sổ công nợ kế toán. Số đã thu được tính từ các thanh toán đã ghi nhận, phân bổ vào đợt đến hạn sớm nhất trước.

Điều kiện trước

• Tính năng «Công nợ & Dòng tiền» đang bật (không nằm trong nhóm mặc định tắt) và các tính năng nó cần: Đơn hàng & Doanh thu, Chi phí, Thanh toán.
• Mở «Quản lý tiền» trong nhóm «Tiền»: Chủ sở hữu, Quản trị hoặc người được cấp quyền xem dòng tiền.
• Nhập nợ đầu kỳ, điều chỉnh giảm, xác nhận đối chiếu sao kê, đổi cài đặt công nợ: Chủ sở hữu hoặc Quản trị. Thành viên được cấp quyền xem sao kê đọc được sao kê khách do mình phụ trách.

Các bước

1. Xem khoản phải thu và tuổi nợ

1. Mở «Quản lý tiền»; màn hình đầu tiên là thẻ «Phải thu».
2. Phần «Tuổi nợ» cho biết «Tổng còn phải thu» và «Quá hạn», chia theo «Chưa đến hạn», «Quá hạn 1–30 ngày», «Quá hạn 31–60 ngày», «Quá hạn 61–90 ngày» và «Quá hạn trên 90 ngày». Lọc theo nhóm tuổi nợ hoặc đổi ngày ở «Tính đến ngày» rồi bấm «Lọc».
3. Bảng liệt kê từng đợt thu của đơn hàng và doanh thu với «Đến hạn», «Số tiền», «Đã thu», «Còn lại» và trạng thái («Đến hạn», «Quá hạn»…).

Khoản chưa có hạn thanh toán được tạm tính theo ngày đơn hoặc ngày ghi nhận và có nhãn «Hạn tạm tính».

2. Chia khoản phải thu thành các đợt thu

1. Ở bảng phải thu, bấm «Kế hoạch thu» ở dòng cần chia.
2. Bấm «Đặt kế hoạch thu», thêm đợt bằng «Thêm đợt thu», nhập ngày đến hạn và số tiền cho từng đợt.
3. Tổng các đợt phải bằng đúng tổng giá trị của đơn hoặc khoản doanh thu; màn hình hiện số lệch. Tối đa 36 đợt. Lưu kế hoạch.
4. Muốn bỏ kế hoạch, bấm «Xóa kế hoạch thu»: số còn phải thu được tính là một đợt duy nhất theo hạn thanh toán. Thanh toán đã ghi nhận không bị ảnh hưởng.

Nếu giá trị đơn đổi và kế hoạch không còn khớp, màn hình báo «Kế hoạch thu đã lỗi thời» và bỏ qua kế hoạch cho đến khi bạn đặt lại.

3. Đặt hạn mức nợ và hạn thanh toán cho khách

1. Mở hồ sơ khách, bấm sửa và điền «Hạn mức nợ» và «Hạn thanh toán (ngày)». Để trống nghĩa là chưa đặt giới hạn.
2. Chủ sở hữu hoặc Quản trị chọn cách xử lý khi đơn vượt hạn mức ở Cài đặt, tab «Công nợ», mục «Khi đơn vượt hạn mức nợ»: «Cảnh báo, vẫn cho chốt đơn» hoặc «Bắt buộc duyệt trước khi chốt đơn». Bấm «Lưu cài đặt».
3. Thẻ «Hạn mức & dư nợ» cho xem từng khách: «Hạn mức», «Dư nợ», «Quá hạn» và «Đã dùng». Bật «Chỉ khách vượt hạn mức» để chỉ xem khách vượt hạn mức.

4. Nhập nợ đầu kỳ

Dùng khi khách còn nợ từ trước lúc doanh nghiệp bắt đầu dùng Sulato Business (phần mềm cũ, Excel).

1. Ở thẻ «Phải thu», bấm «Phải thu đầu kỳ».
2. Ở «Thêm nợ đầu kỳ», chọn «Khách hàng», nhập «Số tiền nợ», «Ngày phát sinh» và «Hạn thanh toán» (để trống thì tính theo số ngày nợ của khách), rồi bấm «Lưu nợ đầu kỳ».
3. Khi khách trả, bấm «Thu tiền» để ghi thu tiền.

Nợ đầu kỳ không tính vào doanh thu. Nhập sai thì bấm «Hủy» và nhập lại; khoản đã thu hoặc đã điều chỉnh không hủy được, hãy dùng điều chỉnh giảm.

5. Điều chỉnh giảm số còn nợ

1. Mở khoản phải thu (bấm «Kế hoạch thu» ở dòng đó), tìm phần «Điều chỉnh giảm» và bấm «Điều chỉnh giảm».
2. Chọn «Loại» (chiết khấu thanh toán, xóa nợ hoặc khác), nhập «Số tiền» (tối đa bằng số còn nợ) và «Lý do», rồi bấm «Lưu điều chỉnh».
3. Số còn nợ giảm đúng bằng số tiền này; doanh thu của đơn không đổi. Nhập sai thì bấm «Hủy điều chỉnh», không sửa đè; dòng đã hủy vẫn nằm trong lịch sử.

6. Sao kê công nợ và đối chiếu

1. Mở thẻ «Sao kê», chọn «Khách hàng», «Từ ngày», «Đến ngày» và bấm «Xem sao kê».
2. Sao kê cho biết «Số dư đầu kỳ», phát sinh, thanh toán, điều chỉnh, hàng trả, hoàn tiền và «Số dư cuối kỳ», cùng hạn mức nợ và hạn thanh toán của khách.
3. Bấm «Xuất CSV» hoặc «In / Lưu PDF» (trong hộp thoại in chọn lưu thành PDF) để gửi khách.
4. Sau khi đối chiếu số dư với khách, bấm «Xác nhận đã đối chiếu» và ghi chú nếu cần. Việc này chỉ ghi lại rằng đã đối chiếu, không khóa dữ liệu; lịch sử hiện ở «Lịch sử đối chiếu».

Kết quả

• Số còn phải thu, tuổi nợ và dư nợ từng khách cùng một cách tính nên khớp giữa các thẻ.
• Các thao tác ghi thêm (đợt thu, nợ đầu kỳ, điều chỉnh, đối chiếu) đều nằm trong lịch sử hoạt động.

Xử lý sự cố

Hiện tượng	Cách xử lý
Không thấy mục «Quản lý tiền»	Bạn chưa có quyền xem dòng tiền, hoặc tính năng «Công nợ & Dòng tiền» đang tắt. Xem Tính năng cần bật trong Cài đặt.
Không lưu được kế hoạch thu	Tổng các đợt phải bằng đúng tổng giá trị; xem dòng so sánh tổng các đợt với tổng cần có để biết số lệch.
Không điều chỉnh được vì vượt số còn nợ	Giảm số tiền điều chỉnh xuống không quá số còn nợ.
Không hủy được nợ đầu kỳ	Khoản đã có thu tiền hoặc điều chỉnh. Dùng điều chỉnh giảm để sửa.
Sao kê báo kỳ quá nhiều dòng	Chọn kỳ ngắn hơn.
Khoản phải thu thiếu so với dự kiến	Đơn nhập từ tệp lịch sử hoặc đơn chưa chốt không có đợt thu; chỉ đơn đã chốt hoặc hoàn thành, doanh thu đang ghi nhận và nợ đầu kỳ còn hiệu lực mới được tính.

Bài liên quan

• Thanh toán: ghi nhận thu tiền
• Phải trả, dòng tiền và ngân sách
• Trả hàng, đổi hàng và hoàn tiền cho khách
• Khách hàng và liên hệ