Cơ bản 8 phút đọc Áp dụng cho phiên bản sb-v2026.11.5 Có sẵn
Tài liệu: tải lên, gắn vào bản ghi và lưu trữ
Tải tệp hoặc thêm đường dẫn ngoài, gắn tài liệu vào khách hàng, đơn hàng, dự án và các bản ghi khác, tải xuống và lưu trữ khi không dùng nữa.
Trong bài này
Tóm tắt việc
Việc: giữ báo giá, hợp đồng, hóa đơn, biên nhận và các tệp liên quan ở một chỗ, gắn chúng vào đúng khách hàng, đơn hàng, dự án hay công việc để người khác tìm thấy từ chính bản ghi đó.
Tài liệu chỉ là bản lưu tham chiếu. Hiện chưa có quản lý phiên bản, chữ ký điện tử hay chỉnh sửa trực tiếp trong hệ thống.
Điều kiện trước
- Doanh nghiệp dùng tính năng «Tài liệu & Phê duyệt». Nếu không thấy mục «Tài liệu» trong nhóm «Công việc» của menu bên trái, nhờ Chủ hoặc Quản trị kiểm tra trong Tính năng cần bật trong Cài đặt.
- Mọi thành viên xem, tải lên và gắn tài liệu được.
- Lưu trữ và khôi phục: Chủ sở hữu và Quản trị; thành viên thường chỉ với tài liệu do mình tải lên.
- Một tệp tối đa 4 MB. Chấp nhận PDF, ảnh, văn bản, CSV, Word, Excel, PowerPoint, ODT, ODS và ZIP.
Các bước
1. Tải một tệp lên
- Mở «Tài liệu» và bấm «Tải tệp lên».
- Ở phần «Tải tệp lên», chọn «Loại tài liệu» (ví dụ «Hợp đồng», «Hóa đơn», «Biên nhận»; không rõ thì để «Khác»), chọn «Tệp», nhập «Tên tài liệu» và «Ghi chú» nếu cần.
- Bấm «Tải tệp lên» ở cuối biểu mẫu.
Nếu tệp quá 4 MB, hệ thống báo «Tệp vượt quá 4 MB. Hãy nén tệp hoặc chia nhỏ thành nhiều tệp.»; nén tệp hoặc chia nhỏ.
2. Thêm liên kết ngoài thay vì tải tệp
Dùng cho tệp đang nằm ở Google Drive, OneDrive hoặc nơi khác. Hệ thống chỉ lưu đường dẫn, không lưu nội dung.
- Ở trang tải lên, kéo xuống phần «Thêm liên kết ngoài».
- Nhập «Tên tài liệu», chọn «Loại tài liệu» và dán «Đường dẫn (https)». Đường dẫn phải bắt đầu bằng https:// và không chứa tài khoản hay mật khẩu.
- Bấm «Thêm liên kết ngoài».
Tài liệu loại này có nút «Mở liên kết» để mở ở tab mới; không có nút tải xuống vì hệ thống không giữ tệp.
3. Gắn tài liệu vào bản ghi
Có hai cách:
- Từ trang của bản ghi (khách hàng, cơ hội bán hàng, hợp đồng, báo giá, công việc, sản phẩm…): ở khối tài liệu của bản ghi, bấm «Tải tệp lên». Màn hình nhắc «Tài liệu sẽ được gắn với bản ghi này» và sau khi lưu bạn quay lại đúng bản ghi.
- Từ chi tiết một tài liệu: ở phần «Liên kết với», mở «Liên kết», chọn «Loại bản ghi», nhập ít nhất 2 ký tự vào «Tìm bản ghi», rồi bấm «Liên kết» ở bản ghi cần gắn.
Một tài liệu gắn được với nhiều bản ghi. Danh sách chỉ hiện những bản ghi bạn có quyền xem. Để gỡ, bấm «Bỏ liên kết» ở dòng liên kết; tài liệu vẫn được giữ.
4. Tìm, xem và tải xuống
- Ở trang «Tài liệu», nhập vào «Tìm tài liệu», chọn «Loại tài liệu» hoặc trạng thái rồi bấm «Lọc». Mặc định chỉ hiện tài liệu đang dùng.
- Bấm vào một dòng để mở chi tiết: người tải lên, ngày tạo, dung lượng, liên kết và lịch sử hoạt động.
- Với tài liệu là tệp, bấm «Tải xuống».
5. Gửi duyệt, lưu trữ và khôi phục
- Tài liệu đang dùng có nút «Gửi duyệt» (với người được phép) để mở yêu cầu phê duyệt cho tài liệu đó. Xem Phê duyệt.
- Khi không cần dùng nữa, mở menu «Thêm thao tác» và chọn «Lưu trữ tài liệu». Tài liệu ẩn khỏi danh sách đang dùng; tệp và liên kết vẫn còn. Muốn xem lại, đổi bộ lọc trạng thái sang «Đã lưu trữ» hoặc «Tất cả».
- Bấm «Khôi phục tài liệu» để khôi phục. Tài liệu đã lưu trữ phải khôi phục trước khi đổi liên kết.
Kết quả
- Tệp hoặc đường dẫn có tên, loại và người tải lên, hiện trên trang tài liệu và trên các bản ghi đã gắn.
- Mỗi lần thêm, gắn, bỏ gắn, lưu trữ và khôi phục đều có dòng trong lịch sử của tài liệu.
Xử lý sự cố
| Hiện tượng | Cách xử lý |
|---|---|
| Báo «Định dạng tệp này không được hỗ trợ.» | Định dạng không nằm trong danh sách hỗ trợ. Chuyển sang PDF hoặc ZIP. |
| Báo «Nội dung tệp không khớp với định dạng đã chọn.» | Nội dung tệp không khớp với đuôi tệp. Lưu lại tệp đúng định dạng rồi tải lại. |
| Báo «Tệp trống.» | Tệp không có nội dung. |
| Báo «Chỉ chấp nhận đường dẫn https hợp lệ, không chứa tài khoản/mật khẩu.» | Đường dẫn phải là https hợp lệ, không kèm tài khoản hay mật khẩu. |
| Không thấy nút «Tải xuống» | Tài liệu là liên kết ngoài, hoặc bạn không có quyền tải. |
| Không thấy nút lưu trữ | Chỉ Chủ sở hữu, Quản trị hoặc người tải lên mới lưu trữ được. |
| Báo «Tài liệu đã lưu trữ — hãy khôi phục trước khi thay đổi liên kết.» | Khôi phục tài liệu trước khi đổi liên kết. |
| Không gỡ hoặc gắn thêm được cho tệp của ghi chú riêng | Đây là tệp của ghi chú riêng trong yêu cầu hỗ trợ; hệ thống khóa để tệp không lộ ra ngoài người được xem ghi chú. |