Dự án: tạo, theo dõi mốc và nghiệm thu

Tóm tắt việc

Việc: gom một đợt việc có đầu có cuối (một công trình, một hợp đồng triển khai, một chiến dịch) vào một dự án, chia thành các mốc, theo dõi công việc và đơn hàng đi kèm cho đến khi hoàn thành. Dự án nối với khách hàng, cơ hội bán hàng, công việc, đơn hàng và giờ làm.

Dự án chỉ ghi nhận và theo dõi; nó không tự thu tiền hay tự đổi trạng thái của đơn hàng.

Điều kiện trước

• Doanh nghiệp dùng tính năng «Dự án», và tính năng «Công việc» đang bật. Nếu không thấy mục «Dự án» trong nhóm «Công việc» của menu bên trái, nhờ Chủ hoặc Quản trị kiểm tra trong Tính năng cần bật trong Cài đặt.
• Mọi thành viên xem và tạo được dự án.
• Sửa dự án, đổi trạng thái, quản lý mốc và ghi nghiệm thu: Chủ sở hữu và Quản trị; thành viên thường chỉ làm được với dự án do mình phụ trách, mình tạo, hoặc của nhóm mình dẫn dắt.
• Khối tài chính dự án chỉ dành cho Chủ sở hữu và Quản trị (hoặc người được cấp phạm vi Tài chính).

Các bước

1. Tạo dự án

Có hai đường:

• Từ trang «Dự án»: bấm «Tạo dự án».
• Từ một cơ hội bán hàng đã thắng: ở khối «Bước tiếp theo» của cơ hội, bấm «Tạo dự án». Khách hàng và tên dự án được điền sẵn từ cơ hội. Chỉ cơ hội đã thắng mới tạo được; cơ hội chưa thắng báo «Chỉ tạo được dự án từ cơ hội bán hàng đã thắng.».

Điền biểu mẫu:

1. Nhập «Tên dự án» (bắt buộc).
2. Chọn «Liên hệ», «Phụ trách» và «Nhóm» nếu cần. Để trống người phụ trách thì dự án hiện «Chưa phân công».
3. Chọn «Ngày bắt đầu» và «Ngày hạn». Ngày hạn không được trước ngày bắt đầu.
4. Nhập «Ngân sách» nếu muốn so với chi phí về sau.
5. Ở «Mốc», mỗi dòng một mốc; có thể thêm hạn theo mẫu Tên mốc | 2026-05-30. Tối đa 30 mốc cho một dự án.
6. Nếu doanh nghiệp đã có mẫu dự án hoặc quy trình mẫu, chọn ở «Mẫu dự án» hoặc «Quy trình mẫu» để tạo sẵn mốc và công việc.
7. Bấm «Tạo dự án».

Nếu cơ hội đó đã có dự án, màn hình nhắc số dự án hiện có và nút «Mở dự án hiện có». Chỉ khi bạn vẫn tiếp tục tạo thì hệ thống mới tạo thêm một dự án khác cho cơ hội đó.

2. Đưa dự án đi qua các trạng thái

Dự án mới ở «Đã lên kế hoạch». Nút chính ở đầu trang chi tiết đổi theo trạng thái:

Đang ở	Bước tiếp
«Đã lên kế hoạch»	«Bắt đầu dự án» để sang «Đang thực hiện»
«Đang thực hiện»	«Hoàn thành dự án»; hoặc «Tạm dừng dự án» trong menu «Thêm thao tác»
«Tạm dừng»	«Tiếp tục dự án»

Lưu ý:

• Khi bấm «Hoàn thành dự án» mà dự án còn việc đang mở hoặc mốc chưa xong, hộp thoại cho biết số lượng; chọn «Vẫn hoàn thành» nếu vẫn muốn hoàn thành. Dự án hoàn thành không mở lại được.
• «Hủy dự án» nằm trong menu «Thêm thao tác», dùng được từ «Đã lên kế hoạch», «Đang thực hiện» và «Tạm dừng»; bắt buộc nhập «Lý do hủy». Dự án đã hủy không mở lại được, lịch sử được giữ.
• Cũng trong menu «Thêm thao tác» có «Đổi người phụ trách».
• Dự án đã hoàn thành hoặc đã hủy không sửa được nữa; nút «Sửa dự án» chỉ có khi dự án còn mở.

3. Chia mốc và theo dõi

Khối «Mốc» liệt kê từng mốc cùng trạng thái, hạn và số việc đã xong.

1. Thêm mốc: nhập «Tên mốc» và hạn (không bắt buộc) rồi bấm «Thêm mốc».
2. Khi mốc xong, bấm «Hoàn thành mốc». Mốc xong nhầm thì mở menu «Thao tác với mốc» và chọn «Mở lại mốc».
3. Cũng trong menu đó: «Lên», «Xuống» để đổi thứ tự, và «Hủy mốc» (mốc hủy không mở lại được).

Khối «Công việc của dự án» cho biết số việc đang mở, quá hạn và hoàn thành; bấm «Thêm việc» để giao thêm việc cho dự án. Nếu dự án đã có quy trình mẫu, mục «Quy trình mẫu» cho phép «Áp dụng quy trình mẫu» để sinh thêm công việc.

4. Gắn đơn hàng vào dự án

Ở khối «Đơn hàng liên quan», chọn một đơn trong ô «Đơn hàng» rồi bấm «Gắn đơn hàng». Chỉ chọn được đơn chưa thuộc dự án nào và chưa bị hủy. Để bỏ, bấm «Gỡ đơn hàng» ở dòng đơn; đơn hàng không bị xóa.

5. Gắn mốc với đợt thu và ghi nghiệm thu

Dành cho dự án thu tiền theo đợt.

1. Ở mốc, mở menu «Thao tác với mốc» và chọn «Gắn đợt thu», rồi chọn «Đợt thu» của đơn hàng (hoặc khoản doanh thu) thuộc dự án hay khách hàng này. Một đợt thu chỉ gắn được với một mốc.
2. Khi khách xác nhận hoàn thành mốc, bấm «Nghiệm thu». Nhập «Ngày nghiệm thu», «Người xác nhận phía khách», ghi chú và đính kèm tệp biên bản nếu có, rồi xác nhận.
3. Mốc được ghi «Đã nghiệm thu» và chuyển sang xong nếu trước đó còn mở. Nếu mốc đã gắn đợt thu, hệ thống tạo thêm Công việc nhắc thu giao cho người phụ trách dự án. Mốc chưa gắn đợt thu thì không có Công việc nhắc thu.

Mốc đã nghiệm thu không đổi đợt thu hoặc nghiệm thu lại được. Việc thu tiền vẫn do bạn ghi ở phần thanh toán; nghiệm thu chỉ đánh dấu đợt thu là chờ thu.

6. Xem tài chính dự án (Chủ sở hữu, Quản trị)

Khối «Tài chính dự án» cho biết «Doanh thu», «Đã thu», «Chưa thu», chi phí (chi phí ghi nhận và giá vốn đơn hàng) và «Lợi nhuận gộp». Nếu có đơn chưa có giá vốn, màn hình báo chi phí có thể thấp hơn thực tế. Dòng «Chi phí nhân công» chỉ hiện với người được xem giá giờ; thành viên chưa có giá giờ thì chi phí nhân công được báo là chưa đủ, không tính là 0. Cách ghi giờ xem ở Chấm công theo dự án.

Kết quả

• Dự án có người phụ trách, mốc, công việc và đơn hàng đi kèm; tiến độ mốc và việc hiện ngay trên danh sách.
• Mỗi lần đổi trạng thái, mốc hoặc đơn gắn đều có dòng trong lịch sử dự án.
• Mốc nghiệm thu có biên bản; đợt thu đã gắn có Công việc nhắc thu.

Xử lý sự cố

Hiện tượng	Cách xử lý
Không thấy mục «Dự án»	Tính năng chưa bật, hoặc bạn thiếu quyền. Hỏi Chủ hoặc Quản trị.
Báo «Chỉ tạo được dự án từ cơ hội bán hàng đã thắng.»	Cơ hội chưa ở trạng thái đã thắng. Chốt thắng cơ hội trước.
Báo «Dự án còn việc hoặc mốc chưa xong. Xác nhận nếu vẫn muốn hoàn thành.» khi hoàn thành	Còn việc hoặc mốc chưa xong. Xử lý chúng, hoặc chọn «Vẫn hoàn thành».
Báo «Dự án đã đóng nên không thể thay đổi.»	Dự án đã hoàn thành hoặc đã hủy nên không sửa được.
Báo «Đơn hàng này đã gắn với một dự án khác. Hãy gỡ trước khi gắn lại.»	Đơn đã thuộc dự án khác. Gỡ khỏi dự án đó trước.
Báo «Tối đa 30 mốc cho mỗi dự án.»	Dự án đã đủ 30 mốc.
Không thấy khối tài chính	Chỉ Chủ sở hữu và Quản trị xem được.
Danh sách đợt thu để gắn mốc trống	Cần có đơn đã chốt hoặc khoản doanh thu của dự án hay khách này, có lịch thu theo đợt.

Bài liên quan

• Việc, giao việc và theo dõi
• Chấm công theo dự án
• Cơ hội bán hàng và pipeline
• Đơn hàng: tạo, chốt và theo dõi
• Thuật ngữ