Vai trò và phân quyền cơ bản

Tóm tắt việc

Việc: biết mỗi người trong workspace làm được gì, cấp thêm quyền khi cần và kiểm tra lại quyền của một người.

Quyền đi theo ba lớp: vai trò hệ thống (quyền nền của mỗi người), quyền chức năng (gói việc cộng thêm cho Thành viên) và phạm vi dữ liệu đi kèm từng quyền chức năng.

Điều kiện trước

• Xem danh sách người dùng: mọi thành viên (chỉ đọc).
• Mời người, đổi vai trò, ngừng người và cấp quyền chức năng: Chủ sở hữu và Quản trị.

Các bước

1. Hiểu ba vai trò

"Phụ trách" ở đây là người phụ trách một bản ghi (khách, Lead, cơ hội, việc…), khác với vai trò Chủ sở hữu của workspace. Vai trò ở cấp doanh nghiệp (Chủ doanh nghiệp, Quản trị doanh nghiệp) chỉ quản trị các workspace; riêng nó không cho xem dữ liệu kinh doanh bên trong.

2. Xem danh sách người dùng

Vào Cài đặt › Người dùng. Bảng cho biết Tên, Email, Vai trò hệ thống và trạng thái (Đã mời, Hoạt động, Ngừng). Bảng còn có cột Chi tiết quyền; cột Quyền chức năng hiện với người có quyền cấp quyền chức năng (hoặc khi chính bạn đã được cấp), và cột Nhóm hiện khi workspace có nhóm. Bấm Phân quyền hoạt động thế nào? để đọc giải thích ngắn.

3. Đổi vai trò

Ở dòng của người đó chọn Đổi vai trò, chọn vai trò mới và xác nhận. Vai trò Chủ sở hữu chỉ đổi qua Chuyển quyền chủ sở hữu: người nhận phải là người đang hoạt động và bạn trở thành Quản trị.

4. Cấp quyền chức năng cho Thành viên

Quyền chức năng chỉ dành cho Thành viên và chỉ cộng thêm, không bao giờ làm giảm quyền.

1. Ở dòng của Thành viên, mở menu Thêm thao tác rồi chọn Phân quyền chức năng.
2. Chọn các gói cần thiết: Bán hàng, Marketing, Tài chính, Vận hành, Chăm sóc khách hàng, Nhân sự, Quản lý (xem toàn bộ), Quản trị cấu hình.
3. Với mỗi gói, chọn Phạm vi dữ liệu: Của mình, Của mình + nhóm mình làm trưởng hoặc Cả workspace.
4. Bấm Lưu quyền chức năng. Người đó phải đăng nhập lại để áp dụng.

Chỉ Chủ sở hữu cấp hoặc gỡ được gói Quản trị cấu hình. Mục này chỉ hiện ở dòng của Thành viên đang hoạt động, và chỉ khi tính năng Thanh toán đang bật, hoặc workspace có từ 6 thành viên đang hoạt động, hoặc người đó đã được cấp quyền chức năng.

5. Kiểm tra một người làm được gì

Ở cột Chi tiết quyền bấm Xem. Bạn mở được cho chính mình; Chủ sở hữu và Quản trị mở được cho mọi người, những người khác thấy dấu gạch. Màn hình chỉ đọc, tính từ vai trò và các quyền chức năng đã cấp, cho từng nhóm chức năng: toàn bộ, của mình hay không có quyền.

6. Ngừng một người

Chọn Ngừng người dùng. Hệ thống cho biết người đó đang phụ trách những gì; chọn Giao lại cho một thành viên khác hoặc để Chưa giao. Người bị ngừng không đăng nhập được; Lịch sử vẫn giữ tên người thực hiện. Không ngừng được Chủ sở hữu (chuyển quyền trước) và không tự ngừng chính mình.

Kết quả

• Mỗi người có đúng quyền cần để làm việc, không hơn.
• Mọi thay đổi vai trò và quyền được ghi lại; người bị đổi quyền phải đăng nhập lại.

Xử lý sự cố

Bài liên quan

• Bắt đầu: tạo workspace và mời thành viên
• Việc, giao việc và theo dõi
• Khách hàng và liên hệ