Đơn hàng: tạo, chốt và theo dõi đến khi thu đủ tiền

Tóm tắt việc

Việc: lập đơn hàng cho một khách, chốt đơn để tính vào doanh thu, rồi theo dõi tình trạng giao hàng và thu tiền. Đơn hàng có bốn trạng thái: «Nháp», «Đã chốt», «Hoàn tất» và «Đã hủy». Việc thu tiền được theo dõi riêng bằng trạng thái «Chưa thu», «Thu một phần», «Đã thu». Tính năng này có sẵn trong mọi Workspace.

Điều kiện trước

• Đã có khách hàng trong danh sách Khách hàng. Bản nháp có thể chưa có khách, nhưng chốt đơn thì bắt buộc phải chọn khách.
• Đã có sản phẩm hoặc dịch vụ ở trạng thái «Đang bán» (xem bài Sản phẩm và dịch vụ).
• Bạn có quyền tạo đơn hàng trong Workspace.

Các bước

Tạo và chốt một đơn hàng

1. Trong menu bên trái, ở nhóm «Tiền», chọn «Đơn hàng».
2. Bấm «Tạo đơn hàng».
3. Chọn «Khách hàng». Có thể chọn thêm «Cơ hội bán hàng» liên quan, «Ngày đơn», «Hạn thanh toán» (không được trước ngày đơn), «Ngày giao dự kiến», «Dự án», «Kênh bán» và «Ghi chú».
4. Ở phần «Dòng hàng», chọn «Sản phẩm / dịch vụ», nhập «Số lượng» và kiểm tra «Đơn giá». Đơn giá lấy từ giá mặc định của sản phẩm và bạn sửa được ngay trên dòng. Bấm «Thêm dòng» để thêm dòng khác, hoặc «Xóa dòng» để bỏ dòng thừa. «Thành tiền» của từng dòng và «Tổng tiền» của đơn được tính tự động.
5. Chọn một trong hai nút ở cuối biểu mẫu:
   • «Lưu nháp»: lưu lại, có thể chưa đầy đủ, để làm tiếp sau.
   • «Chốt đơn»: cần có khách hàng và ít nhất một dòng hàng. Hệ thống hỏi «Chốt đơn hàng này?» và bạn xác nhận.
6. Sau khi chốt, đơn chuyển sang «Đã chốt» và được tính vào doanh thu.

Nếu cơ hội bán hàng đã thắng, bạn có thể tạo đơn từ chính cơ hội đó: khách hàng và cơ hội được liên kết sẵn, không tạo khách trùng. Mỗi cơ hội chỉ có một đơn; nếu đã có, hệ thống đưa bạn tới đơn hiện có.

Theo dõi đơn hàng

1. Ở trang «Đơn hàng», xem các cột «Số đơn», «Khách hàng», «Ngày đơn», «Tổng tiền», «Đơn hàng» (trạng thái đơn), «Thu tiền» và «Chưa thu». Dùng ô tìm kiếm (số đơn, khách hàng, nội dung) và các bộ lọc trạng thái đơn, trạng thái thu tiền để thu hẹp danh sách.
2. Mở một đơn để xem chi tiết, tiến độ thu tiền (ví dụ «Đã thu … / …») và lịch sử thay đổi.
3. Khi nhận tiền từ khách, bấm «Ghi nhận thu» trên đơn (xem bài Thanh toán: ghi nhận thu tiền).
4. Khi đã giao xong, bấm «Đánh dấu hoàn thành». Hoàn thành không đồng nghĩa với đã thu tiền; trạng thái thu tiền vẫn tính riêng từ các khoản thanh toán.

Sửa, hủy và in

• Sửa đơn nháp: mở đơn, bấm «Sửa đơn hàng», đổi nội dung rồi lưu hoặc chốt.
• Sửa đơn đã chốt: bấm «Thêm thao tác», chọn «Sửa đơn đã chốt». Thay đổi giá trị cần xác nhận và được ghi lại (trước và sau) trong lịch sử; lịch sử thanh toán không bị đổi.
• Hủy đơn: bấm «Thêm thao tác», chọn «Hủy đơn», chọn «Lý do hủy» (hoặc ghi chú nếu không chọn lý do) rồi xác nhận. Đơn bị hủy không còn tính vào doanh thu và số chưa thu; lịch sử được giữ nguyên.
• In: ở trang chi tiết, mở menu «In» rồi chọn «In đơn hàng»; với đơn đã chốt hoặc hoàn tất còn có «In phiếu giao hàng».

Kết quả

• Đơn «Đã chốt» được tính vào doanh thu theo ngày đơn.
• Số «Chưa thu» của đơn bằng tổng tiền trừ các khoản thanh toán đã ghi nhận. Trạng thái thu tiền tự cập nhật, bạn không nhập tay.
• Tên và giá của từng dòng hàng được chốt tại thời điểm thêm. Sửa sản phẩm về sau không làm đổi đơn đã lập.
• Mọi thay đổi quan trọng đều nằm trong lịch sử của đơn.

Xử lý sự cố

• Báo «Chốt đơn cần chọn khách hàng. Bản nháp đã được lưu.» hoặc «Chốt đơn cần ít nhất 1 dòng hàng. Bản nháp đã được lưu.»: bổ sung khách hoặc dòng hàng rồi chốt lại; nội dung đã nhập không bị mất.
• Báo «Chỉ tạo được đơn hàng từ cơ hội bán hàng đã thắng.»: chuyển cơ hội sang trạng thái thắng trước, hoặc tạo đơn thủ công.
• Báo «Đơn đã hoàn thành không thể hủy.»: đơn «Hoàn tất» không hủy được.
• Đơn đã có thanh toán: chỉ Quản trị hoặc Chủ sở hữu được hủy. Các khoản thanh toán được giữ nguyên và vẫn hiển thị.
• Báo «Tổng tiền mới không được thấp hơn số đã thu.» khi sửa đơn đã chốt: giảm tổng tiền không thể thấp hơn số tiền đã ghi nhận. Hãy hoàn tác khoản thanh toán nhập nhầm trước (nếu có).
• Không thấy nút «Chốt đơn» hoặc «Ghi nhận thu»: thao tác tùy trạng thái đơn và quyền của bạn. «Ghi nhận thu» chỉ có với đơn đã chốt hoặc hoàn tất.
• Không chọn được một sản phẩm: sản phẩm đó đang «Ngừng bán». Nhờ Quản trị bấm «Bán lại» ở danh mục.

Bài liên quan

• Sản phẩm và dịch vụ
• Thanh toán: ghi nhận thu tiền
• Doanh thu và báo cáo cơ bản
• Thuật ngữ