Trả hàng, đổi hàng và hoàn tiền cho khách

Tóm tắt việc

Việc: khi khách trả hoặc đổi hàng đã mua, lập một phiếu trả hàng gắn với đơn gốc, chọn dòng hàng và số lượng khách trả, quyết định hàng có nhập lại kho không, rồi hoàn tiền cho khách ngay hoặc ghi hoàn tiền sau.

Giá trị hàng trả lấy theo giá thuần đã bán (sau giảm giá). Giá trị này được trừ vào số còn phải thu của đơn, còn tiền đã hoàn lại cho khách được trừ khỏi số đã thu. Phiếu đã hoàn tất không sửa được; ghi sai tiền hoàn thì dùng «Đảo hoàn tiền (sửa sai)».

Điều kiện trước

• Tính năng «Đơn hàng & Doanh thu» đang bật (không nằm trong nhóm mặc định tắt).
• Đơn gốc đã chốt hoặc đã hoàn thành. Đơn nhập từ tệp lịch sử không trả hàng được.
• Lập phiếu trả hàng: mọi thành viên có quyền xem đơn. Ghi hoàn tiền: Chủ sở hữu, Quản trị hoặc người được cấp phạm vi tài chính. Người không có quyền hoàn tiền vẫn lưu được phiếu; người có quyền ghi hoàn tiền sau.
• Trả hàng không có hóa đơn gốc: chỉ Chủ sở hữu và Quản trị.

Các bước

1. Mở phiếu trả hàng từ đơn gốc

1. Mở đơn cần trả và bấm «Trả / đổi hàng». Nút chỉ hiện với đơn đã chốt hoặc hoàn thành.
2. Hoặc mở «Trả hàng» trong nhóm «Tiền» ở menu bên trái, bấm «Tạo phiếu trả hàng», tìm đơn ở ô «Tìm đơn gốc» rồi bấm «Chọn đơn này». Khi chưa gõ gì, màn hình hiện các đơn gần đây.

2. Chọn hàng khách trả

1. Ở phần «Hàng khách trả», mỗi dòng cho biết «Đã bán», «Đã trả trước» và «Còn trả được». Nhập số lượng ở cột «SL trả»; số lượng không được vượt phần còn trả được.
2. Giữ nguyên ô «Nhập lại kho» nếu hàng trở lại kho. Số lượng nhập lại tối đa bằng số hàng đã xuất kho cho đơn này theo sổ kho. Dịch vụ hoặc hàng chưa xuất kho không có gì để nhập lại.
3. Bỏ chọn «Nhập lại kho» khi hàng hỏng hoặc không bán lại được; khi đó phải ghi «Lý do (bắt buộc khi không nhập lại kho)».
4. Điền «Lý do» chung của phiếu nếu cần.

Nếu đơn có voucher, điểm đã đổi hoặc điểm đã tích, màn hình hiện một ghi chú: điểm đã tích từ đơn sẽ bị đảo theo tỷ lệ phần trả, điểm đã đổi được hoàn lại theo tỷ lệ, voucher không hoàn.

3. Hoàn tiền cho khách (tùy chọn)

1. Ở khối «Hoàn tiền cho khách», nhập «Số tiền hoàn» và chọn «Hình thức hoàn». Số hoàn không vượt số khách đã thanh toán trừ các khoản đã hoàn; nút «Dùng số gợi ý» điền số gợi ý.
2. Để trống nếu chưa hoàn tiền lúc này. Có thể hoàn sau ở bước 5.
3. Nếu bạn đang có ca bán hàng mở và hoàn bằng tiền mặt, màn hình ghi chú rằng khoản hoàn sẽ vào ca và két đó. Xem bài Bán tại quầy.

4. Đổi hàng (tùy chọn)

1. Bật «Khách đổi sang hàng khác» và chọn mặt hàng, số lượng ở phần «Đổi hàng (tùy chọn)» (bấm «Thêm dòng hàng» để thêm dòng).
2. Hệ thống tạo một đơn mới đã chốt cho hàng khách lấy và cấn giá trị hàng trả vào đơn đó. Giá lấy theo bảng giá hiện hành lúc lưu.
3. Nếu khách trả thêm chênh lệch ngay, bật «Khách trả thêm chênh lệch ngay» và nhập «Số tiền khách trả thêm».

Bấm «Hoàn tất phiếu trả hàng» để lưu. Số liệu chính thức do hệ thống tính khi lưu; số trên màn hình chỉ là tạm tính.

5. Ghi hoàn tiền sau, hoặc đảo khoản ghi nhầm

1. Mở phiếu ở «Trả hàng». Nếu phiếu còn số có thể hoàn và bạn có quyền, màn hình có nút «Ghi hoàn tiền». Điền số tiền trong khối «Ghi hoàn tiền cho phiếu này» rồi bấm «Ghi nhận hoàn tiền». Hoàn nhiều lần được, tổng không vượt «Còn có thể hoàn».
2. Ghi nhầm khoản hoàn: bấm «Đảo hoàn tiền (sửa sai)» ở dòng đó và nhập lý do đảo. Đảo chỉ để sửa sai, không phải hoàn tiền cho khách; khoản bị đảo vẫn nằm trong lịch sử.

6. Khách không còn hóa đơn

Ở bước chọn đơn, bấm «Khách không có hóa đơn? Trả hàng không có hóa đơn gốc» (chỉ hiện với Chủ sở hữu và Quản trị). Phải ghi «Lý do trả không có hóa đơn»; giá trả mỗi đơn vị không vượt giá bán hiện hành của mặt hàng. Hàng nhập lại kho theo quyết định của cửa hàng vì không có phiếu xuất để đối chiếu.

Kết quả

• Phiếu ở trạng thái «Đã hoàn tất», gắn với đơn gốc; trong danh sách có thể lọc theo loại phiếu, trạng thái và ngày.
• Hàng đã chọn nhập lại kho được ghi vào kho; giá trị hàng trả giảm số còn phải thu của đơn.
• Khoản hoàn tiền (nếu có) hiện ở mục «Hoàn tiền» của phiếu.

Xử lý sự cố

Hiện tượng	Cách xử lý
Không thấy nút «Trả / đổi hàng» trên đơn	Đơn chưa chốt, đã hủy, là đơn nhập từ tệp lịch sử, hoặc bạn không có quyền lập phiếu trả hàng.
Báo «Số lượng trả vượt số còn trả được của dòng này.»	Số lượng trả lớn hơn phần còn trả được của dòng. Xem cột «Còn trả được».
Không lưu được vì thiếu lý do dòng	Bạn đã bỏ chọn «Nhập lại kho»; hãy ghi lý do cho dòng đó.
Báo số hoàn vượt mức	Số hoàn lớn hơn số khách đã thanh toán trừ các khoản đã hoàn. Giảm số tiền; thông báo cho biết mức tối đa.
Không thấy khối hoàn tiền hoặc nút «Ghi hoàn tiền»	Bạn không có quyền ghi hoàn tiền, hoặc phiếu không còn số có thể hoàn.
Không thấy liên kết trả không có hóa đơn gốc	Chỉ Chủ sở hữu và Quản trị có quyền này.

Bài liên quan

• Đơn hàng: tạo, chốt và theo dõi
• Thanh toán: ghi nhận thu tiền
• Tích điểm và hạng thành viên
• Thuật ngữ