Việc, giao việc và theo dõi

Tóm tắt việc

Việc: ghi lại một việc cần làm, giao cho đúng người, đặt hạn và theo dõi đến khi xong.

Công việc có người phụ trách, hạn, mức ưu tiên và có thể gắn với một liên hệ, Lead, cơ hội bán hàng, đơn hàng hoặc dự án. Công việc gắn với bản ghi nào thì hiện trong Lịch sử của bản ghi đó.

Điều kiện trước

• Mọi thành viên xem và tạo được công việc.
• Sửa, đổi trạng thái và đổi người phụ trách chỉ làm được với việc do bạn phụ trách hoặc tạo; Quản trị và Chủ sở hữu làm được với mọi việc.
• Mục Công việc thuộc tính năng công việc. Nếu không thấy, Chủ doanh nghiệp hoặc Quản trị doanh nghiệp kiểm tra ở Cài đặt › Doanh nghiệp › Tính năng (xem Tính năng cần bật trong Cài đặt: tab này chỉ hiện khi doanh nghiệp có từ hai Workspace).

Các bước

1. Tạo công việc

1. Vào Công việc và bấm Tạo việc. Hoặc ở hồ sơ khách, Lead hay cơ hội bán hàng, bấm Tạo công việc để việc gắn sẵn với bản ghi đó.
2. Nhập Tiêu đề (bắt buộc) và Mô tả.
3. Chọn Phụ trách; để trống thì việc ở trạng thái Chưa phân công.
4. Chọn Ngày hạn, và Giờ hạn nếu cần. Nếu không chọn giờ, hạn là hết ngày đã chọn.
5. Chọn Ưu tiên: Thấp, Bình thường, Cao hoặc Khẩn.
6. Nếu muốn nhắc, mở mục Nhắc việc (không bắt buộc) và đặt Ngày nhắc, Giờ nhắc. Nhắc cần có hạn và không được sau hạn.
7. Ở Liên quan tới, chọn bản ghi gắn kèm (liên hệ, Lead, cơ hội bán hàng, đơn hàng, dự án) nếu có, rồi bấm Tạo việc. Khi sửa một việc đã có, nút lưu là Lưu công việc.

2. Theo dõi việc của tôi

Mở Công việc, thẻ Việc của tôi. Việc chia theo nhóm hạn: Quá hạn, Hôm nay, Sắp tới và Không có hạn. Đầu trang cho biết bao nhiêu việc đang mở, quá hạn và đến hạn hôm nay.

Mở thẻ Tất cả công việc để xem việc của cả nhóm, lọc theo trạng thái, hạn, người phụ trách, ưu tiên hoặc bản ghi liên quan, và tìm theo từ khóa.

3. Làm và đóng việc

Mở việc rồi chọn:

• Bắt đầu làm: chuyển từ Cần làm sang Đang làm.
• Hoàn thành: đóng việc.
• Hủy việc: chuyển sang Đã hủy (lý do là tùy chọn). Việc đã hủy vẫn được giữ trong lịch sử.

Quá hạn không phải là một trạng thái: hệ thống tính từ hạn chót, và việc vẫn là Cần làm hoặc Đang làm cho đến khi bạn xử lý.

4. Giao lại việc

Mở việc, bấm Đổi người phụ trách và chọn người nhận. Người nhận thấy việc trong danh sách của mình và có thông báo "Bạn được giao công việc"; Lịch sử ghi lại việc đổi người.

Kết quả

• Mỗi việc có người phụ trách, hạn và trạng thái rõ.
• Việc quá hạn và việc hôm nay hiện ở đầu Việc của tôi và trong khối Cần chú ý hôm nay của Tổng quan.
• Việc đã hoàn thành hoặc hủy chỉ còn xem được; nếu hoàn thành sau hạn, hệ thống ghi "Hoàn thành trễ hạn".

Xử lý sự cố

Bài liên quan

• Bảng điều khiển hôm nay
• Cơ hội bán hàng và Pipeline
• Khách hàng và liên hệ
• Vai trò và phân quyền cơ bản