Sổ quỹ và bút toán quỹ nội bộ

Tóm tắt việc

Việc: biết tiền đang nằm ở đâu (két tiền mặt, tài khoản ngân hàng, ví điện tử), đọc sổ quỹ của từng quỹ theo kỳ, và ghi lại việc chuyển tiền giữa các quỹ, nạp thêm hoặc rút bớt tiền ở một quỹ.

Đây là sổ quỹ quản trị, không thay sổ quỹ kế toán. Bút toán quỹ nội bộ không phải doanh thu hay chi phí và không tạo phiếu thu.

Điều kiện trước

• Tính năng «Thanh toán» đang bật (không nằm trong nhóm mặc định tắt).
• Xem sổ quỹ: Chủ sở hữu, Quản trị hoặc người được cấp quyền xem sổ quỹ (phạm vi tài chính hoặc quản lý).
• Chuyển tiền giữa hai quỹ: Chủ sở hữu hoặc Quản trị. Thu ngân chỉ nạp hoặc rút két của ca đang mở của mình, ở màn hình ca bán hàng.
• Quỹ tiền được tạo ở Cài đặt, tab «Quầy bán hàng», mục «Quỹ tiền». Xem bài Bán tại quầy.

Các bước

1. Xem số dư các quỹ

1. Mở «Sổ quỹ» trong nhóm «Bán tại quầy» ở menu bên trái.
2. Phần «Quỹ tiền» liệt kê từng quỹ với loại, trạng thái và «Số dư hiện tại». Bấm một dòng để xem sổ của quỹ đó.
3. Chưa có quỹ nào thì bấm «Quản lý quỹ tiền» (hiện với người có quyền quản lý quỹ) để tạo ở Cài đặt.

Số dư một quỹ bằng số dư đầu kỳ cộng thu, trừ chi, cộng hoặc trừ bút toán quỹ nội bộ kể từ ngày bắt đầu tính của quỹ.

2. Đọc sổ quỹ theo kỳ

1. Ở phần «Sổ quỹ theo kỳ», chọn «Quỹ», «Từ ngày» và «Đến ngày» rồi bấm «Xem sổ quỹ». Khi mới mở, màn hình lấy kỳ từ đầu tháng đến hôm nay và một két tiền mặt đang dùng.
2. Đọc «Số dư đầu kỳ», «Tổng thu», «Tổng chi» và «Số dư cuối kỳ». Mỗi dòng cho biết ngày, loại (thu tiền, hoàn tiền, chi tiền, quỹ nội bộ, đảo bút toán), tham chiếu và số dư lũy kế.
3. Bấm «In sổ quỹ» để in sổ.

Kỳ có hơn 5.000 dòng bị cắt bớt và các tổng chỉ tính phần đang hiện; hãy thu hẹp khoảng ngày.

3. Ghi bút toán quỹ nội bộ

1. Ở phần «Bút toán quỹ nội bộ», bấm «Ghi bút toán quỹ». Nút chỉ hiện với người có quyền ghi bút toán quỹ.
2. Chọn «Loại bút toán»: «Chuyển giữa hai quỹ», «Nạp vào quỹ» hoặc «Rút khỏi quỹ».
3. Chọn «Từ quỹ» và «Đến quỹ» tùy loại, nhập «Số tiền» và «Lý do» (bắt buộc, ví dụ nộp tiền mặt về ngân hàng cuối ngày).
4. Bấm «Ghi bút toán».

Danh sách bút toán trong kỳ nằm ngay bên dưới, có cột ca nếu bút toán gắn với một ca bán hàng. Bút toán đã ghi không sửa được: ghi sai thì ghi bút toán ngược lại.

4. Nạp hoặc rút két trong ca

Thu ngân làm việc này ngay trên màn hình «Ca bán hàng» bằng nút «Nạp / rút két». Bút toán gắn với ca đó và làm tiền trong két tăng hoặc giảm tương ứng. Tiền đầu ca là số tiền đã có sẵn trong két lúc mở ca, không phải một bút toán của sổ quỹ.

Kết quả

• Số dư của các quỹ liên quan thay đổi đúng bằng số tiền của bút toán.
• Sổ quỹ hiện dòng «Quỹ nội bộ (vào)» hoặc «Quỹ nội bộ (ra)» tương ứng, kèm lý do.
• Doanh thu và chi phí của doanh nghiệp không đổi.

Xử lý sự cố

Hiện tượng	Cách xử lý
Không thấy mục «Sổ quỹ» hoặc thấy thông báo không có quyền	Bạn chưa được cấp quyền xem sổ quỹ. Nhờ Chủ sở hữu hoặc Quản trị cấp.
Báo chỉ Chủ hoặc Quản trị được chuyển tiền giữa các quỹ	Thu ngân chỉ nạp hoặc rút két của ca mình ở màn hình ca bán hàng.
Báo cần mở ca mới nạp hoặc rút két	Mở ca ở «Ca bán hàng» rồi thử lại.
Không có dòng nào trong kỳ	Quỹ không có thu, chi hay bút toán trong khoảng ngày đã chọn. Mở rộng khoảng ngày.
Nhập nhầm bút toán	Không sửa được. Ghi một bút toán ngược lại kèm lý do.

Bài liên quan

• Bán tại quầy: mở ca, bán hàng, thu tiền và kết ca
• Thanh toán: ghi nhận thu tiền
• Chi phí
• Tính năng cần bật trong Cài đặt