Thanh toán: ghi nhận tiền khách trả và hoàn tác khi nhập nhầm

Tóm tắt việc

Việc: ghi lại mỗi lần khách trả tiền cho một đơn hàng (hoặc một khoản doanh thu ghi riêng) để hệ thống tính đúng số đã thu và số chưa thu. Nhập nhầm thì hoàn tác, không xóa. Tính năng này có sẵn trong mọi Workspace.

Điều kiện trước

• Đơn hàng đã ở trạng thái «Đã chốt» hoặc «Hoàn tất». Đơn «Nháp» chưa ghi nhận thu được.
• Bạn có quyền ghi nhận thanh toán. Không có quyền thì không thấy nút «Ghi nhận thu».
• Số tiền khách trả không vượt số còn lại của đơn.

Các bước

Ghi nhận một khoản thu

1. Mở đơn hàng cần thu và bấm «Ghi nhận thu». Hoặc vào nhóm «Tiền» của menu, chọn «Thanh toán», bấm «Ghi nhận thu», chọn «Đơn hàng còn chưa thu» (hoặc «Khoản doanh thu còn chưa thu») rồi bấm «Tiếp tục».
2. Kiểm tra dòng tổng kết: «Tổng tiền», «Đã thu» và «Còn lại».
3. Nhập «Số tiền». Ô này đã điền sẵn số còn lại; sửa nếu khách chỉ trả một phần.
4. Chọn «Ngày thu» (mặc định là hôm nay).
5. Chọn «Hình thức»: «Tiền mặt», «Chuyển khoản», «Thẻ», «Ví điện tử», «Khác» hoặc «Thu hộ (COD)». Với đơn bán ở quầy, hình thức bắt đầu là «Tiền mặt»; các đơn khác bắt đầu là «Chuyển khoản». Bạn vẫn đổi được.
6. Nhập «Mã tham chiếu» (ví dụ mã giao dịch ngân hàng) và «Ghi chú» nếu cần.
7. Bấm «Ghi nhận thu».

Thu một lần cho nhiều đơn của cùng một khách

1. Ở trang «Thanh toán», bấm «Thu gộp nhiều đơn» (nút chỉ hiện với người có quyền này).
2. Chọn «Khách hàng», nhập «Số tiền khách trả», rồi bấm «Xem khoản đang nợ».
3. Bấm «Phân bổ tự động (cũ trước)» hoặc tự điền số tiền cho từng khoản. Số ở dòng «Chưa phân bổ: …» phải về 0.
4. Bấm «Ghi nhận phiếu thu». Một phiếu thu gộp tối đa 100 khoản.

Hoàn tác một khoản thu

1. Mở khoản thanh toán trong trang «Thanh toán».
2. Bấm «Hoàn tác thanh toán (Reverse)».
3. Chọn «Lý do hoàn tác» (hoặc nhập ghi chú nếu không chọn lý do) và xác nhận.
4. Khoản thu chuyển sang «Đã hoàn tác» và vẫn hiện trong lịch sử.

Mã QR để khách chuyển khoản

• Quản trị có thể khai báo «Tài khoản nhận tiền» trong Cài đặt, ở tab «Workspace» (chọn ngân hàng, nhập số tài khoản và tên chủ tài khoản, rồi bấm «Lưu tài khoản nhận tiền»).
• Sau đó hệ thống tạo mã VietQR trên các đợt thu và khoản phải thu, đúng tài khoản, số tiền còn lại và nội dung chuyển khoản. Mã QR chỉ giúp khách chuyển đúng số tiền. Khi tiền về, hãy ghi nhận thanh toán như các bước trên.

Kết quả

• Khoản thu có số phiếu thu riêng, xuất hiện trong danh sách «Thanh toán» và trong lịch sử của đơn.
• Trạng thái thu của đơn tự đổi: «Chưa thu», «Thu một phần» hoặc «Đã thu», tính từ các khoản thanh toán đã ghi nhận.
• Khoản «Đã hoàn tác» không tính vào số đã thu; số chưa thu của đơn được tính lại.
• Việc «Hoàn tất» đơn không thay thế cho việc ghi nhận thu: hai việc tách biệt.

Xử lý sự cố

• Báo «Số tiền vượt quá số còn lại của đơn — không ghi nhận.» và nêu số còn lại: nhập số nhỏ hơn hoặc bằng số còn lại.
• Báo «Chỉ ghi nhận thu cho đơn đã chốt hoặc đã hoàn thành.»: chốt đơn trước.
• Báo «Khoản thanh toán này đã được hoàn tác.»: mỗi khoản chỉ hoàn tác một lần.
• Nhập sai số tiền hoặc sai đơn: hoàn tác khoản đó rồi ghi nhận lại đúng. Hệ thống không cho xóa khoản thu.
• Không thấy nút «Thu gộp nhiều đơn»: nút chỉ hiện với người có quyền thu gộp; nhờ Quản trị cấp quyền.
• Ở bước chọn, thấy «Không có khoản nào cần thu»: chưa có đơn đã chốt hoặc doanh thu ghi riêng nào còn số chưa thu mà bạn được phép ghi nhận.
• Đơn lịch sử nhập từ tệp: đã tất toán ở hệ thống cũ nên không có thao tác thu tiền.

Bài liên quan

• Đơn hàng: tạo, chốt và theo dõi
• Doanh thu và báo cáo cơ bản
• Chi phí: ghi nhận tiền chi
• Thuật ngữ