Hợp đồng: tạo, phụ lục và nhắc hết hạn

Tóm tắt việc

Việc: lưu hợp đồng với khách hàng cùng thời hạn, giá trị và điều khoản; đổi giá trị về sau bằng phụ lục; và được nhắc trước khi hợp đồng hết hiệu lực.

Trang này quản lý hồ sơ hợp đồng. Hệ thống không soạn văn bản hợp đồng, không ký điện tử và không tự đổi đơn hàng hay thu tiền theo hợp đồng.

Điều kiện trước

• Doanh nghiệp dùng tính năng «Khách tiềm năng & Bán hàng». Thẻ «Hợp đồng» nằm cạnh «Lead», «Cơ hội bán hàng» và «Báo giá» trong mục «Lead & Cơ hội» của nhóm «Bán hàng». Nếu không thấy, xem Tính năng cần bật trong Cài đặt.
• Mọi thành viên xem và tạo được hợp đồng.
• Sửa hợp đồng, đổi trạng thái và ghi phụ lục: Chủ sở hữu và Quản trị; thành viên thường chỉ với hợp đồng do mình phụ trách hoặc tạo.

Các bước

1. Tạo hợp đồng

Có ba đường:

• Từ danh sách: mở thẻ «Hợp đồng» và bấm «Tạo hợp đồng».
• Từ cơ hội bán hàng đã thắng: ở khối «Bước tiếp theo», bấm «Tạo hợp đồng». Chưa thắng thì báo «Chỉ tạo được hợp đồng từ cơ hội bán hàng đã thắng.».
• Từ một đơn hàng: ở trang đơn, bấm «Tạo hợp đồng». Đơn đã hủy báo «Không tạo được hợp đồng từ đơn hàng đã hủy.».

Hai đường sau điền sẵn khách hàng, giá trị, người phụ trách và các liên kết; dòng nhắc ở đầu biểu mẫu cho biết nguồn.

Điền biểu mẫu:

1. Nhập «Tên hợp đồng» và chọn «Khách hàng» (bắt buộc).
2. Chọn «Người phụ trách», và nếu cần liên kết «Cơ hội bán hàng», «Đơn hàng», «Dự án».
3. Nhập «Giá trị gốc» (nhập 0 nếu hợp đồng không ghi giá trị), «Ngày ký», «Hiệu lực từ», «Hiệu lực đến» và «Điều khoản».
4. Bấm «Tạo hợp đồng». Hợp đồng mới ở trạng thái «Nháp».

Ngày hết hiệu lực không được trước ngày bắt đầu. Có ngày hết hiệu lực thì hệ thống mới nhắc hết hạn được.

2. Đưa hợp đồng qua các trạng thái

Nút chính ở đầu trang chi tiết đổi theo trạng thái; các bước còn lại nằm trong menu «Thêm thao tác».

Đang ở	Có thể chuyển sang
«Nháp»	«Chuyển sang chờ ký» (nút chính), «Bắt đầu hiệu lực», «Chấm dứt hợp đồng»
«Chờ ký»	«Bắt đầu hiệu lực» (nút chính), «Đưa về nháp», «Chấm dứt hợp đồng»
«Đang hiệu lực»	«Đánh dấu hết hạn», «Chấm dứt hợp đồng»
«Hết hạn»	«Gia hạn (cho hiệu lực lại)» (nút chính), «Chấm dứt hợp đồng»
«Chấm dứt»	Không chuyển được nữa

• Chấm dứt bắt buộc nhập «Lý do chấm dứt»; hợp đồng đã chấm dứt không sửa được.
• «Gia hạn (cho hiệu lực lại)» chỉ được khi ngày hết hiệu lực chưa qua; nếu đã qua, sửa lại ngày trước rồi gia hạn.
• Rời khỏi trạng thái Nháp cần hợp đồng đã chọn khách hàng.

3. Sửa giá trị bằng phụ lục

Khi hợp đồng đã «Đang hiệu lực» (hoặc «Hết hạn»), «Giá trị gốc» bị khóa: sửa giá trị phải đi qua phụ lục.

1. Ở khối «Phụ lục hợp đồng», nhập «Số phụ lục» (để trống để tự đánh số PL-01, PL-02…), «Ngày phụ lục», «Nội dung».
2. Nhập «Thay đổi giá trị (+/−)»: số dương để tăng, số âm để giảm, để trống nếu không đổi giá trị.
3. Bấm «Thêm phụ lục». Giá trị hiệu lực không được thành số âm.
4. Bấm «Đính kèm tệp» ở dòng phụ lục để đính kèm tệp (cần quyền tải tài liệu lên).

Phần tóm tắt đầu trang cho biết «Giá trị gốc», tổng «Phụ lục» và «Giá trị hiệu lực». Tệp của chính hợp đồng nằm ở khối «Tệp hợp đồng»; xem Tài liệu.

4. Theo dõi hợp đồng sắp hết hạn

• Hợp đồng đang chờ ký hoặc đang hiệu lực còn từ 30 ngày trở xuống đến ngày hết hiệu lực hiện nhãn «Sắp hết hạn».
• Ở danh sách, bấm nút «Sắp hết hạn (30 ngày)» để chỉ xem các hợp đồng này; nút kèm số lượng hiện tại.
• Hệ thống tạo một Công việc nhắc cho người phụ trách khi còn 30 ngày và một lần nữa khi còn 7 ngày. Đổi ngày hết hiệu lực thì nhắc lại theo ngày mới. Nhắc là Công việc trong hệ thống, không gửi email.
• Dùng ô tìm (theo số, tên hợp đồng hoặc khách hàng) và các ô «Trạng thái», «Người phụ trách» để thu hẹp danh sách.

Kết quả

• Hợp đồng có số, khách hàng, người phụ trách, thời hạn, giá trị gốc và giá trị hiệu lực sau phụ lục.
• Mỗi lần tạo, sửa, đổi trạng thái và thêm phụ lục đều có dòng trong lịch sử hợp đồng.
• Người phụ trách nhận Công việc nhắc trước khi hợp đồng hết hạn.

Xử lý sự cố

Hiện tượng	Cách xử lý
Báo «Hợp đồng đang hiệu lực: đổi giá trị bằng phụ lục, không sửa giá trị gốc.»	Hợp đồng đang hiệu lực: thêm phụ lục thay vì sửa giá trị gốc.
Báo «Phụ lục làm giá trị hiệu lực của hợp đồng bị âm.»	Phụ lục làm giá trị hiệu lực âm. Giảm mức trừ.
Báo «Số phụ lục này đã có trong hợp đồng.»	Số phụ lục đã có; đổi số hoặc để trống.
Báo «Muốn cho hiệu lực lại, hãy sửa ngày hết hiệu lực về ngày chưa qua.»	Sửa ngày hết hiệu lực về ngày chưa qua rồi gia hạn.
Báo «Hợp đồng đã chấm dứt nên không thể thay đổi.»	Hợp đồng đã chấm dứt nên không đổi được.
Báo «Không thể chuyển hợp đồng sang trạng thái này.»	Không chuyển được thẳng sang trạng thái đó; xem bảng ở bước 2.
Báo «Ngày hết hiệu lực không được trước ngày bắt đầu.»	Ngày hết hiệu lực trước ngày bắt đầu.
Không thấy nút sửa hoặc phụ lục	Bạn không phụ trách hợp đồng, hoặc hợp đồng đã chấm dứt.

Bài liên quan

• Cơ hội bán hàng và pipeline
• Đơn hàng: tạo, chốt và theo dõi
• Tài liệu: tải lên, gắn vào bản ghi và lưu trữ
• Thuật ngữ