Mua hàng: đơn mua, nhận hàng và trả hàng nhà cung cấp

Tóm tắt việc

Việc: đặt mua vật tư, hàng hóa từ nhà cung cấp, ghi nhận từng lần hàng về kho và, khi cần, trả hàng lại nhà cung cấp. Mỗi lần nhận hàng cộng vào tồn kho và tạo một khoản phải trả theo giá trị hàng vừa nhận.

Tính năng «Mua hàng» mặc định tắt. Nhà cung cấp là một liên hệ trong danh bạ.

Điều kiện trước

• Chủ sở hữu hoặc Quản trị đã bật «Mua hàng» trong Cài đặt (xem bài «Tính năng cần bật trong Cài đặt»). Tính năng này đi kèm «Công nợ & Dòng tiền» (để ghi khoản phải trả) và danh mục sản phẩm.
• Đã có nhà cung cấp (tạo như một liên hệ) và vật tư hoặc sản phẩm. Dịch vụ không nhập kho nên không có trong danh sách chọn.
• Xem và tạo đơn mua: mọi thành viên. Sửa, đặt mua, nhận hàng, hủy: Chủ sở hữu, Quản trị hoặc người phụ trách đơn. Phân bổ chi phí nhập hàng và ghi nhận trả hàng nhà cung cấp: Chủ sở hữu và Quản trị.

Các bước

1. Tạo đơn mua

1. Mở «Mua hàng» trong nhóm «Kho & sản xuất» ở menu bên trái và bấm «Tạo đơn mua».
2. Chọn «Nhà cung cấp», điền «Ngày đặt» và «Ngày dự kiến nhận».
3. Ở phần «Hàng hóa đặt mua», bấm «Thêm dòng hàng», chọn «Vật tư / sản phẩm» rồi nhập «Số lượng» (tối đa 3 chữ số thập phân) và «Đơn giá». Nhập 0 nếu hàng tặng; để trống sẽ báo lỗi. Dòng cho biết giá nhập gần nhất để bạn đối chiếu. Một đơn tối đa 200 dòng.
4. Muốn nhập nhanh nhiều dòng, bấm «Dán từ Excel», dán các ô từ Excel (mã hàng hoặc mã vạch hoặc tên hàng, số lượng, đơn giá) hoặc chọn tệp .csv, .xlsx, rồi «Xem trước». Hệ thống chỉ khớp chính xác, không đoán gần đúng; chỉ các dòng khớp được thêm vào đơn.
5. Bấm «Lưu nháp», hoặc «Lưu và đặt mua» để đặt mua luôn.

Có thể mở sẵn đơn mua nháp với phần còn thiếu: từ lệnh sản xuất thiếu vật tư, hoặc từ danh sách mặt hàng dưới mức tồn tối thiểu (số lượng bằng mức tối thiểu trừ tồn hiện có). Bạn vẫn cần chọn nhà cung cấp, nhập đơn giá và lưu.

2. Đặt mua

Trên đơn nháp, bấm «Đặt mua» và xác nhận. Đơn chuyển sang «Đã đặt» và không sửa nội dung được nữa. Hàng chưa vào tồn kho cho đến khi bạn xác nhận nhận hàng.

3. Nhận hàng

1. Mở đơn «Đã đặt» hoặc «Nhận một phần» và đến phần «Nhận hàng».
2. Điền «Ngày nhận hàng» và «Số lượng nhận» cho từng dòng (tối đa bằng số còn lại; bấm «Điền đủ số còn lại» để điền đủ). Nhận thiếu thì đơn ở trạng thái «Nhận một phần».
3. Điền «Hạn thanh toán nhà cung cấp» nếu có. Để trống thì hạn là ngày nhận hàng.
4. Chủ sở hữu hoặc Quản trị có thêm khối «Chi phí nhập hàng (vận chuyển, bốc xếp)»: nhập «Chi phí nhập (tổng)» và chọn «Chia theo» (giá trị dòng hoặc số lượng). Khoản này chỉ tính vào giá vốn bình quân quản trị, không tạo công nợ hay chi phí; ghi khoản chi riêng nếu cần.
5. Bấm «Xác nhận nhận hàng».

Mỗi lần nhận hiện ở phần «Lịch sử nhận hàng», kèm liên kết tới khoản phải trả và nút «Xem dòng nhập kho». Giá trị nhận bằng 0 thì không phát sinh khoản phải trả.

4. Hủy đơn mua

Trong menu «Thêm thao tác», chọn «Hủy đơn mua» và nhập «Lý do hủy». Chỉ hủy được khi chưa nhận hàng nào.

5. Trả hàng nhà cung cấp

Chỉ với đơn đã nhận một phần hoặc nhận đủ, và chỉ Chủ sở hữu hoặc Quản trị.

1. Ở phần «Trả hàng nhà cung cấp» của đơn mua, bấm «Trả hàng nhà cung cấp».
2. Nhập «Số lượng trả» cho từng dòng (để trống nếu không trả; bấm «Trả tối đa» để trả tối đa). Giá trả mặc định là giá đã nhập. Hàng trả được trừ khỏi tồn kho.
3. Ở «Xử lý tiền», chọn một cách:
   • «Chỉ ghi nhận trả hàng, xử lý tiền sau»: chỉ trừ tồn kho.
   • «Giảm trừ khoản phải trả»: giảm số còn phải trả trên một khoản phải trả đang mở của đơn này.
   • «Nhà cung cấp đã hoàn tiền (hoàn chi)»: ghi khoản tiền nhà cung cấp trả lại, làm giảm tiền chi trong báo cáo dòng tiền.
4. Bấm «Ghi nhận trả hàng».

Nhập nhầm khoản hoàn chi thì dùng «Đảo khoản hoàn chi» (bắt buộc ghi chú); khoản đó được giữ lại và đánh dấu đã đảo.

Kết quả

• Đơn mua đi qua các trạng thái nháp, đã đặt, nhận một phần, đã nhận đủ hoặc đã hủy.
• Mỗi lần nhận hàng cộng tồn kho và tạo khoản phải trả.
• Trả hàng nhà cung cấp trừ tồn kho và, tùy lựa chọn, giảm khoản phải trả hoặc ghi hoàn chi.

Xử lý sự cố

Bài liên quan

• Tồn kho: xem tồn, sổ nhập xuất và kiểm kho
• Giá vốn bình quân và cách điều chỉnh giá vốn
• Sản phẩm và dịch vụ
• Chi phí
• Tính năng cần bật trong Cài đặt
• Thuật ngữ