Khách hàng và liên hệ

Tóm tắt việc

Việc: tìm, tạo và quản lý hồ sơ khách hàng.

Liên hệ là hồ sơ dùng chung của một người hoặc một công ty. Lead, cơ hội bán hàng, công việc, đơn hàng và thanh toán đều gắn vào hồ sơ này thay vì chép lại tên và số điện thoại. Ở menu, mục này tên là Khách hàng; trong biểu mẫu và ô Tạo nhanh, hồ sơ gọi là Liên hệ. Tùy mô hình vận hành, workspace có thể đổi chữ hiển thị (ví dụ Học viên, Phụ huynh, Thành viên, Khách); dữ liệu bên dưới không đổi.

Điều kiện trước

• Mọi thành viên xem và tạo được liên hệ.
• Sửa, lưu trữ và đổi người phụ trách chỉ làm được với liên hệ do bạn phụ trách hoặc do bạn tạo. Quản trị và Chủ sở hữu làm được với mọi liên hệ.

Các bước

1. Tìm trước khi tạo

1. Vào Khách hàng.
2. Gõ vào ô Tìm liên hệ (tên, công ty, điện thoại hoặc email) rồi bấm Tìm.
3. Có thể lọc theo trạng thái (Đang hoạt động, Đã lưu trữ, Tất cả), người phụ trách, nguồn, nhãn và nhóm khách.

2. Tạo liên hệ mới

1. Bấm Tạo liên hệ.
2. Ở khối Kiểm tra liên hệ đã có, tìm theo tên, điện thoại hoặc email. Nếu đã có, bấm vào liên hệ đó thay vì tạo mới.
3. Nhập Tên người hoặc Công ty (cần ít nhất một trong hai), rồi điền thêm Chức danh, Điện thoại, Email, Địa chỉ, Nguồn và Ghi chú nếu có (còn có ô Nhóm khách: chọn từ danh sách tạo ở Cài đặt, tab Danh mục, mục Nhóm khách; để trống nếu chưa phân nhóm).
4. Bấm Tạo liên hệ.

Nếu số điện thoại, email hoặc tên trùng với liên hệ đã có, hệ thống hiện Có thể đã có liên hệ này kèm danh sách trùng. Hệ thống không tự gộp: bạn chọn Mở liên hệ có sẵn hoặc Vẫn tạo mới.

3. Xem hồ sơ

Mở một liên hệ để thấy thông tin liên lạc, người phụ trách và các mục gắn với khách: Lead đang mở, Cơ hội bán hàng đang mở, Công việc đang mở, Đơn hàng, Dự án, phần tiền của khách và Lịch sử. Lịch sử ghi lại mọi thay đổi quan trọng.

4. Sửa thông tin

Bấm Sửa liên hệ, đổi thông tin rồi bấm Lưu thay đổi.

5. Đổi người phụ trách

1. Trong hồ sơ, bấm Đổi người phụ trách.
2. Chọn người mới (hoặc Chưa giao để bỏ người phụ trách) và xác nhận.

Thay đổi được ghi vào Lịch sử dưới dạng người cũ → người mới. Quản trị còn có Đổi phụ trách hàng loạt ở danh sách khách: lọc khách theo người đang phụ trách, chọn các khách cần chuyển rồi chọn người nhận (tối đa 500 khách mỗi lần).

6. Lưu trữ và khôi phục

• Bấm Lưu trữ liên hệ khi không còn làm việc với khách này. Liên hệ ẩn khỏi danh sách mặc định, Lịch sử vẫn giữ nguyên, và không tạo được Lead hoặc cơ hội bán hàng mới cho tới khi khôi phục.
• Muốn dùng lại, chọn bộ lọc Đã lưu trữ, mở liên hệ và bấm Khôi phục liên hệ.

Hệ thống lưu trữ chứ không xóa liên hệ.

7. Từ hồ sơ khách tạo việc tiếp theo

Trong hồ sơ có các nút Tạo Lead, Tạo cơ hội bán hàng và Tạo công việc; bản ghi mới tự gắn với khách đang mở.

Kết quả

• Mỗi khách có một hồ sơ duy nhất, đủ để Lead, cơ hội, công việc, đơn hàng và thanh toán gắn vào.
• Mọi thay đổi (sửa, đổi người phụ trách, lưu trữ, khôi phục) nằm trong Lịch sử của hồ sơ.

Xử lý sự cố

Bài liên quan

• Lead là gì và khác cơ hội bán hàng thế nào
• Cơ hội bán hàng và Pipeline
• Việc, giao việc và theo dõi
• Vòng Khách hàng, Công việc, Tiền