Phải trả, dòng tiền và ngân sách

Tóm tắt việc

Việc: ghi lại các khoản doanh nghiệp còn nợ người khác (nhà cung cấp, chủ nhà, đơn vị dịch vụ), trả từng phần theo hạn, xem tiền thực thu và thực chi theo tuần hoặc tháng, và đặt ngân sách chi cho từng danh mục để biết tháng nào đang chi vượt.

Đây là số liệu quản trị, không phải sổ kế toán và không phải sao kê ngân hàng. Mỗi lần trả một khoản phải trả tạo một khoản chi phí liên kết, nên tiền chi ra chỉ được tính một lần.

Điều kiện trước

• Tính năng «Công nợ & Dòng tiền» đang bật (không nằm trong nhóm mặc định tắt).
• Mở «Quản lý tiền» trong nhóm «Tiền»: Chủ sở hữu, Quản trị hoặc người được cấp quyền xem dòng tiền.
• Tạo, sửa, trả, hủy khoản phải trả và đặt ngân sách: Chủ sở hữu hoặc Quản trị.

Các bước

1. Ghi một khoản phải trả

1. Mở «Quản lý tiền», chọn thẻ «Phải trả» rồi bấm «Tạo khoản phải trả».
2. Điền «Bên nhận», «Số tiền», «Ngày phát sinh» và «Đến hạn». Các trường «Danh mục», «Số chứng từ», «Khách hàng / nhà cung cấp», «Dự án» và «Diễn giải» là tùy chọn.
3. Bấm «Tạo khoản phải trả» để lưu. Hạn thanh toán không được trước ngày phát sinh.

Đầu thẻ có «Tổng còn phải trả» và số quá hạn, kèm biểu đồ tuổi nợ phải trả. Bộ lọc cho tìm theo tên bên nhận, số phiếu, chứng từ, trạng thái và hạn.

2. Trả tiền cho khoản phải trả

1. Mở khoản phải trả trong danh sách. Nếu khoản cần được duyệt trước khi chi, phần «Phê duyệt chi» cho biết ngưỡng và trạng thái; bấm «Gửi duyệt» và chờ duyệt xong.
2. Ở phần «Thanh toán khoản phải trả», nhập «Số tiền thanh toán» (không vượt số còn lại), «Ngày thanh toán», danh mục và diễn giải rồi bấm «Thanh toán khoản phải trả».
3. Trả nhiều lần được. Trạng thái đổi từ «Chưa trả» sang «Trả một phần» rồi «Đã trả»; quá hạn mà chưa trả đủ thì hiện «Quá hạn».

Hủy một khoản chi đã dùng để trả sẽ mở lại số còn phải trả tương ứng.

3. Sửa hoặc hủy khoản phải trả

• Sửa: trong trang khoản phải trả, mở menu thao tác và chọn «Sửa khoản phải trả». Số tiền không được thấp hơn số đã trả.
• Hủy: chọn «Hủy khoản phải trả». Chỉ hủy được khi chưa có khoản thanh toán nào. Khoản đã hủy không còn tính vào phải trả nhưng vẫn nằm trong lịch sử.

4. Xem dòng tiền

1. Mở thẻ «Dòng tiền», chọn «Từ ngày», «Đến ngày» và «Chia theo» («Theo tuần» hoặc «Theo tháng»), rồi bấm «Lọc».
2. Đọc «Thực thu», «Thực chi» và «Ròng» của kỳ; phần «Dự kiến» gồm «Dự kiến thu» và «Dự kiến chi» theo hạn của các đợt thu và khoản phải trả còn mở.
3. Phần «Quá hạn» hiện riêng «Phải thu quá hạn» và «Phải trả quá hạn»; số này không tự cộng vào kỳ nào.

Thực thu tính theo ngày thanh toán, thực chi theo ngày chi. Lũy kế chỉ cộng các khoản trong kỳ đã chọn, không phải số dư ngân hàng. Khoảng thời gian quá dài với cách chia theo tuần thì chọn khoảng ngắn hơn hoặc chia theo tháng.

5. Đặt ngân sách chi theo tháng

1. Mở thẻ «Ngân sách», chọn «Tháng» rồi bấm «Lọc».
2. Ở dòng danh mục cần đặt, bấm «Đặt ngân sách» (hoặc «Sửa» nếu đã có), nhập «Ngân sách» rồi bấm «Đặt ngân sách».
3. Để dùng lại ngân sách tháng trước, bấm nút sao chép từ tháng trước. Danh mục đã có ngân sách trong tháng đích không bị ghi đè.
4. Đọc «Thực chi», «Chênh lệch (ngân sách − thực chi)» và «Đã dùng»; dòng vượt hiện cảnh báo vượt ngân sách. «Chi ngoài ngân sách» là các khoản chi thuộc danh mục chưa đặt ngân sách.

Ngân sách bằng 0 là một ngân sách thật; để trống thì không lưu. Danh mục chưa đặt hiện «Chưa đặt», không phải 0. Thực chi là các khoản chi đã ghi nhận trong tháng theo ngày chi, gồm khoản chi trả cho phải trả và không gồm khoản đã hủy.

Kết quả

• Khoản phải trả có số đã trả, còn lại và tiến độ; mỗi lần trả có một khoản chi liên kết.
• Dòng tiền và ngân sách dùng cùng dữ liệu chi đã ghi nhận, nên số chi khớp nhau.

Xử lý sự cố

Hiện tượng	Cách xử lý
Không thấy mục «Quản lý tiền»	Bạn chưa có quyền xem dòng tiền, hoặc tính năng «Công nợ & Dòng tiền» đang tắt. Xem Tính năng cần bật trong Cài đặt.
Báo khoản phải trả cần duyệt xong trước khi thanh toán	Bấm «Gửi duyệt» ở phần «Phê duyệt chi» và chờ người duyệt.
Báo số tiền vượt quá số còn phải trả	Giảm số tiền; thông báo cho biết số còn lại.
Không hủy được khoản phải trả	Khoản đã có thanh toán. Hủy các khoản chi đã ghi nhận trước.
Số dòng tiền không bằng số dư ngân hàng	Đúng như thiết kế: dòng tiền chỉ cộng các khoản đã ghi nhận trong Sulato Business.

Bài liên quan

• Công nợ phải thu, hạn mức nợ và sao kê
• Chi phí
• Thanh toán: ghi nhận thu tiền
• Tính năng cần bật trong Cài đặt