Chi phí: ghi nhận tiền chi và theo dõi theo danh mục

Tóm tắt việc

Việc: ghi lại các khoản tiền doanh nghiệp đã chi, xếp theo danh mục, để biết tiền chi vào đâu. Số liệu là số liệu quản trị để theo dõi, không thay sổ kế toán. Tính năng này có sẵn trong mọi Workspace.

Điều kiện trước

• Bạn có quyền ghi nhận chi phí.
• Workspace có ít nhất một danh mục chi phí đang dùng (workspace mới đã có sẵn một số danh mục mặc định). Quản trị thêm hoặc ngừng dùng danh mục tại Cài đặt, tab «Danh mục», mục «Danh mục chi phí».
• Biết số tiền, ngày chi thực tế và người nhận (nếu có).

Các bước

Ghi nhận một khoản chi

1. Trong menu bên trái, ở nhóm «Tiền», chọn «Chi phí».
2. Bấm «Ghi nhận chi phí».
3. Nhập «Số tiền» (lớn hơn 0) và «Ngày chi». Ngày chi là ngày phát sinh thực tế, có thể khác ngày bạn nhập liệu.
4. Chọn «Danh mục». Có thể bỏ trống khi bạn chọn một khoản phải trả ở bước 6, vì khi đó hệ thống lấy danh mục của khoản phải trả đó.
5. Nhập «Người nhận» và «Diễn giải» nếu cần.
6. Phần «Liên kết (không bắt buộc)» cho phép gắn khoản chi với khoản phải trả, dự án, khách hàng, cơ hội bán hàng hoặc đơn hàng để xem đủ ngữ cảnh. Nếu chọn «Khoản phải trả», số tiền không được vượt số còn lại của khoản đó. Nếu để trống khách hàng, hệ thống lấy khách từ đơn, cơ hội hoặc dự án đã chọn (nếu có).
7. Bấm «Ghi nhận chi phí».

Sửa hoặc hủy một khoản chi

1. Mở khoản chi trong danh sách «Chi phí».
2. Để sửa, bấm «Sửa chi phí», đổi nội dung rồi lưu. Chỉ sửa được khoản đang ở trạng thái «Đã ghi nhận».
3. Để hủy, bấm «Hủy khoản chi (Void)», chọn «Lý do hủy» (hoặc nhập ghi chú nếu không chọn lý do) và xác nhận. Khoản chuyển sang «Đã hủy khoản», không còn tính vào tiền ra nhưng vẫn hiện trong lịch sử.

Xem chi theo danh mục

• Ở trang «Chi phí», các chỉ số «Tiền ra kỳ» và «Số khoản chi» cho biết tổng chi trong kỳ.
• Khối «Chi theo danh mục · 12 tháng» trả lời câu hỏi «Tiền chi vào đâu?», kèm số khoản và tỷ lệ của từng danh mục.
• Báo cáo chi tiết hơn nằm ở mục «Báo cáo» (xem bài Doanh thu và báo cáo cơ bản).

Kết quả

• Khoản chi có số phiếu chi riêng và hiện trong danh sách «Chi phí» cùng lịch sử hoạt động.
• Tiền ra được tính theo ngày chi, không gồm khoản đã hủy.
• Người chỉ có quyền hạn chế thấy các khoản chi do mình tạo hoặc phụ trách.

Xử lý sự cố

• Không thấy mục «Chi phí» trong menu: bạn chưa có quyền ghi nhận chi phí, hoặc tính năng Chi phí đang tắt trong Workspace. Hỏi Quản trị.
• Báo «Chỉ sửa được khoản chi đang ở trạng thái Đã ghi nhận.»: khoản đã hủy không sửa được; hãy ghi nhận khoản mới.
• Báo «Số tiền vượt quá số còn lại của khoản phải trả — không ghi nhận.»: nhập số không quá số còn lại.
• Báo «Khoản phải trả này không còn mở để thanh toán.»: khoản đã thanh toán đủ hoặc đã đóng.
• Báo «Khoản chi từ … trở lên cần được duyệt trước khi ghi.»: Workspace đang bật quy định duyệt trước khi chi. Bấm «Gửi duyệt»; khi được duyệt, mở lại «Ghi nhận chi phí», chọn phê duyệt ở mục «Phê duyệt chi» rồi ghi.
• Chọn danh mục thấy trống: chưa có danh mục chi phí đang dùng. Nhờ Quản trị thêm ở Cài đặt, tab «Danh mục».

Bài liên quan

• Thanh toán: ghi nhận tiền khách trả
• Doanh thu và báo cáo cơ bản
• Thuật ngữ