Phê duyệt: gửi yêu cầu, duyệt và ngưỡng duyệt

Tóm tắt việc

Việc: nhờ một người có thẩm quyền xem và quyết định (duyệt hoặc từ chối) trước khi làm tiếp một việc như chi tiền, nhận một đơn lớn hay phát hành một tài liệu. Người gửi, người duyệt và thời điểm quyết định đều được lưu lại.

Mặc định, phê duyệt chỉ ghi nhận quyết định; trạng thái của bản ghi liên quan (đơn hàng, chi phí, tài liệu…) không tự đổi. Ngoại lệ là cài đặt «Bắt buộc duyệt trước khi chi» ở bước 5.

Điều kiện trước

• Doanh nghiệp dùng tính năng «Tài liệu & Phê duyệt». Mục «Phê duyệt» nằm trong nhóm «Công việc» của menu bên trái và chỉ hiện khi workspace có từ hai thành viên. Nếu không thấy, xem Tính năng cần bật trong Cài đặt.
• Mọi thành viên gửi được yêu cầu.
• Duyệt: người được chọn làm người duyệt. Quản trị và Chủ sở hữu duyệt thay được; với yêu cầu do chính mình gửi thì chỉ Chủ sở hữu tự duyệt được.
• Đổi người duyệt, xem tab «Tất cả» và đặt ngưỡng: Quản trị và Chủ sở hữu. Thành viên thường chỉ thấy yêu cầu mình gửi hoặc phải duyệt.

Các bước

1. Gửi một yêu cầu phê duyệt

1. Mở «Phê duyệt» rồi bấm «Gửi duyệt». Từ trang chi tiết một tài liệu đang dùng, nút «Gửi duyệt» mở sẵn biểu mẫu gắn với tài liệu đó.
2. (Không bắt buộc) Ở phần «Bản ghi liên quan», chọn loại bản ghi, tìm bản ghi rồi bấm «Chọn bản ghi này» để người duyệt thấy yêu cầu từ chính bản ghi đó. Muốn bỏ, bấm «Bỏ chọn bản ghi».
3. Chọn «Loại» (Chi phí, Khoản phải trả, Đơn hàng, Tài liệu, Dự án hoặc Khác) và «Người duyệt». Danh sách người duyệt không có chính bạn.
4. Nhập «Nội dung cần duyệt». Thêm «Chi tiết», «Số tiền» và «Hạn duyệt» nếu cần. Số tiền chỉ để tham khảo, không đổi số liệu tiền của bản ghi liên quan.
5. Bấm «Gửi duyệt». Người duyệt nhận thông báo.

2. Duyệt hoặc từ chối

1. Mở «Phê duyệt». Tab «Chờ tôi duyệt» là mặc định và hiện những yêu cầu đang chờ bạn.
2. Mở yêu cầu, đọc «Chi tiết» và «Lý do cần duyệt».
3. Bấm «Duyệt» hoặc «Từ chối» và xác nhận. Khi từ chối, phải nhập «Lý do từ chối».

Người gửi nhận thông báo về quyết định. Với yêu cầu có hai bước, trang chi tiết hiện «Tiến trình duyệt» và bước hiện tại.

3. Theo dõi, hủy và đổi người duyệt

• Tab «Tôi đã gửi» liệt kê yêu cầu bạn đã gửi. Dải phía trên cho biết số yêu cầu «Chờ duyệt», tuổi của yêu cầu «Lâu nhất» và kết quả «Đã quyết 90 ngày».
• Yêu cầu còn chờ có thể hủy bằng «Hủy yêu cầu» (trong menu «Thêm thao tác» ở trang chi tiết), bởi người gửi, Quản trị hoặc Chủ sở hữu.
• Quản trị và Chủ sở hữu có thêm «Đổi người duyệt»; người duyệt mới nhận thông báo, người cũ không còn thấy yêu cầu.

4. Đặt ngưỡng để hệ thống tự gửi yêu cầu (Quản trị, Chủ sở hữu)

1. Ở trang «Phê duyệt», bấm «Ngưỡng duyệt».
2. Với mỗi loại (Chi phí, Khoản phải trả, Đơn hàng, Báo giá), bấm «Đặt ngưỡng» (hoặc «Sửa ngưỡng» nếu đã có).
3. Nhập «Từ số tiền (đạt hoặc vượt)», chọn người duyệt cho «Bước 1 - người duyệt» và, nếu muốn hai cấp, «Bước 2 - người duyệt (không bắt buộc)». Người duyệt có thể là Chủ sở hữu, Quản trị viên hoặc một thành viên cụ thể.
4. Nhập «Chuyển lên Chủ sở hữu sau (ngày quá hạn)» (từ 1 đến 30), chọn «Đang áp dụng» rồi bấm «Lưu ngưỡng».

Từ lúc áp dụng, bản ghi loại đó có số tiền đạt hoặc vượt ngưỡng sẽ tự sinh một yêu cầu phê duyệt. Người gửi không bao giờ tự duyệt: bước nào trùng người gửi bị bỏ qua, nếu không còn bước nào thì không tạo yêu cầu. Yêu cầu quá hạn được chuyển một lần lên Chủ sở hữu; hệ thống không tự duyệt.

5. Bắt buộc duyệt trước khi chi (tùy chọn)

Ở đầu trang «Ngưỡng duyệt» có phần «Duyệt trước khi chi». Mặc định tắt. Khi bật «Bắt buộc duyệt trước khi chi» và bấm «Lưu cài đặt», chi phí và khoản phải trả đạt ngưỡng đang áp dụng phải được duyệt xong thì mới ghi chi hoặc thanh toán được. Khi tắt, phê duyệt chỉ ghi nhận quyết định và không chặn gì.

Kết quả

• Mỗi yêu cầu có số phiếu, người gửi, người duyệt, trạng thái «Chờ duyệt», «Đã duyệt», «Từ chối» hoặc «Đã hủy».
• Mọi bước (gửi, duyệt, từ chối, hủy, đổi người, chuyển cấp) có dòng trong lịch sử hoạt động.

Xử lý sự cố

Hiện tượng	Cách xử lý
Không thấy mục «Phê duyệt»	Workspace chỉ có một thành viên, tính năng chưa bật, hoặc bạn thiếu quyền.
Thấy «Chưa có thành viên nào khác để gửi duyệt. Hãy mời thêm thành viên trong Cài đặt.»	Chưa có thành viên nào khác để chọn làm người duyệt. Mời thêm thành viên trong Cài đặt.
Báo «Không thể tự duyệt yêu cầu của chính mình.»	Không chọn chính mình làm người duyệt, và không tự duyệt yêu cầu của mình (trừ Chủ sở hữu).
Báo «Yêu cầu này đã được xử lý hoặc đã hủy.»	Yêu cầu đã được xử lý hoặc đã hủy. Tải lại danh sách.
Báo «Cần nhập lý do khi từ chối.»	Từ chối phải ghi lý do.
Báo «Không có người duyệt nào khác bạn (cần Chủ Workspace). Hãy nhờ Chủ hoặc Quản trị cập nhật chính sách duyệt.»	Chính sách duyệt không còn người nào khác bạn. Nhờ Chủ hoặc Quản trị cập nhật ngưỡng.
Không thấy nút «Ngưỡng duyệt»	Chỉ Quản trị và Chủ sở hữu đặt được ngưỡng.

Bài liên quan

• Tài liệu: tải lên, gắn vào bản ghi và lưu trữ
• Chi phí
• Đơn hàng: tạo, chốt và theo dõi
• Vai trò và phân quyền cơ bản
• Thuật ngữ